Why custom software is often cheaper than off-the-shelf solutions

Viele Unternehmen greifen zuerst zu fertigen Tools. Die Logik dahinter ist verständlich: schnell starten, monatlich zahlen, kein großes Projekt. Doch nach einiger Zeit zeigt sich ein Muster: Das Tool bestimmt die Regeln, nicht das Unternehmen.

Fertige Software zwingt euch in Prozesse, die ihr eigentlich nicht wollt

Standardsoftware bildet Standardprozesse ab. Wenn eure Abläufe anders sind, müsst ihr euch anpassen – nicht die Software. Das bedeutet:

• zusätzliche Tabellen, um fehlende Felder zu ergänzen
• Copy-Paste zwischen Anwendungen
• interne Regeln wie „Bitte immer diesen Schritt extra machen, sonst funktioniert es nicht“

Plötzlich arbeitet ihr nicht effizienter, sondern nur komplizierter. Man verliert Zeit mit Workarounds, Meetings, Kontrollschleifen. Bei individueller Software passiert das nicht. Hier bildet die Software eure Prozesse ab, nicht umgekehrt.

Vendor Lock-in: Du bist abhängig vom Anbieter

Bei fertiger Software entscheidet der Anbieter:

• wie sich das Produkt weiterentwickelt
• welche Funktionen entfernt oder eingeschränkt werden
• wann Preise erhöht werden
• ob du auf eine andere Version wechseln musst

Wenn der Anbieter Funktionen ändert, bleibt euch nur „damit leben“. Manche Anbieter verlangen sogar Geld für einen Export der Daten. Wer Pech hat, merkt irgendwann, dass er seine eigenen Daten nicht vollständig mitnehmen kann, ohne Aufwand oder Zusatzkosten.

Bei individueller Software gehören Code und Daten euch. Ihr könnt jederzeit Entscheidungen treffen, ohne jemanden fragen zu müssen.

Was passiert, wenn der Anbieter verschwindet?

Mehr als man denkt: Ein Tool wird aufgekauft, eingestellt oder umbenannt. Preise ändern sich. Lizenzmodelle werden plötzlich nur für Enterprise-Accounts angeboten. Das ist kein Ausnahmefall, sondern Alltag. Viele Unternehmen stehen dann vor einem teuren Migrationsprojekt – und haben keine Wahl.

Eigene Software bedeutet: Kein Risiko, dass jemand eure Arbeitsgrundlage abdreht.

Datenhoheit statt Datenmiete

Mit individueller Software besitzt ihr eure Daten. Ihr könnt Dashboards oder Schnittstellen so bauen lassen, wie ihr sie braucht – ohne Limitierungen. Ihr entscheidet, wie lange Daten aufbewahrt werden und wo sie gespeichert sind. Ihr bezahlt nicht pro Benutzer, nicht pro Export, nicht pro „Feature Package“.

Daten sind ein Unternehmenswert. Wer fertige Software nutzt, mietet seinen Datenzugang. Wer individuelle Software nutzt, besitzt ihn.

„Individuelle Software ist teuer.“

Nur, wenn man sie wie ein Großprojekt denkt. Viele unterschätzen, wie schlank man starten kann. Man muss nicht sofort die Komplettlösung entwickeln. Ein MVP (Minimum Viable Product) genügt, um echte Probleme zu lösen und Zeit zu sparen. Danach wird die Software Schritt für Schritt erweitert – genau dann, wenn der Nutzen da ist.

So entsteht nicht ein riesiges Projekt, sondern ein wachsendes System, das eure Abläufe begleitet. Und das Entscheidende: Die ersten Daten, die ihr sammelt, gehören euch – von Anfang an.

Warum das langfristig günstiger ist

Ein fertiges Tool kostet euch selten nur Geld. Es kostet Zeit. Und Zeit ist die teuerste Ressource in einem Unternehmen. Workarounds, zusätzliche manuelle Arbeit und Überwachung, weil das Tool eure Logik nicht versteht, summieren sich zu realen Kosten.

Individuelle Software reduziert Arbeit statt sie zu erzeugen. Je länger man mit fertigen Tools arbeitet, desto mehr „Prozess-Schmerz“ entsteht.

Mit dem richtigen Partner wird Entwicklung planbar

Bei bayram.solutions beginnen wir immer mit einem MVP: klein, klar fokussiert, schnell nutzbar. Danach wird nicht „mehr gebaut, weil man kann“, sondern weil es konkreten Nutzen bringt. So entsteht Software, die mit dem Unternehmen wächst – und nicht umgekehrt.

Wenn ihr keine Lust mehr auf Workarounds, Tool-Abhängigkeiten und Datenmiete habt, dann ist individuelle Software der richtige Schritt.