Wie du ein KPI-Dashboard baust, das dein Team tatsächlich nutzt

Jedes Unternehmen hat Daten. Die meisten haben sogar zu viele. Was fehlt, ist nicht mehr Information – sondern die richtige Information zur richtigen Zeit.

Genau dafür gibt es Dashboards. Aber die Realität sieht oft so aus: Jemand baut ein Dashboard mit 30 Kennzahlen, 12 Diagrammen und 5 Filtern. Nach zwei Wochen schaut niemand mehr drauf. Warum?

Warum die meisten Dashboards scheitern

1. Zu viele KPIs

Ein Dashboard mit 20+ Kennzahlen ist kein Dashboard – das ist eine Datenbank mit Farben. Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig. Dein Team braucht 5–7 Zahlen, die eine Entscheidung ermöglichen. Nicht 30 Zahlen, die interessant aussehen.

2. Keine Aktion ableitbar

Eine Zahl auf einem Bildschirm ist wertlos, wenn niemand weiß, was er damit tun soll. “Conversion Rate: 3,2 %” – und jetzt? Ein gutes Dashboard zeigt nicht nur den Wert, sondern den Trend, den Zielwert und die Abweichung. Dann weiß dein Team: Handeln oder nicht.

3. Veraltete Daten

Wenn dein Dashboard Zahlen von letzter Woche zeigt, triffst du Entscheidungen auf Basis alter Informationen. Echtzeit oder zumindest tagesaktuelle Daten sind der Unterschied zwischen reagieren und steuern.

4. Manuelle Datenpflege

Wenn jemand jeden Montag Zahlen aus drei Systemen in Excel zusammenträgt und dann ins Dashboard überträgt: Das ist kein Dashboard, das ist ein manueller Report mit hübschem UI. Ein Dashboard muss automatisch gefüttert werden – sonst nutzt es niemand dauerhaft.

5. Falsche Zielgruppe

Ein Dashboard für die Geschäftsführung sieht anders aus als eines für den Vertrieb. Wer beides in ein Dashboard packt, liefert beiden die falschen Informationen. Jede Rolle braucht ihre eigene Sicht.

Was ein gutes Dashboard ausmacht

Regel 1: Maximal 7 KPIs pro Ansicht

Dein Dashboard beantwortet genau eine Frage: “Wie läuft es gerade?” Alles, was nicht zur Beantwortung dieser Frage beiträgt, gehört nicht drauf.

Regel 2: Jeder KPI hat einen Zielwert

Eine nackte Zahl sagt nichts. “12 neue Leads diese Woche” – ist das gut oder schlecht? Erst mit einem Zielwert (z. B. “Ziel: 15”) wird aus einer Zahl eine Information.

Regel 3: Trend schlägt Momentaufnahme

Ein einzelner Datenpunkt ist ein Zufall. Drei Monate Entwicklung sind ein Trend. Zeig Verläufe, nicht nur aktuelle Werte. So erkennst du Probleme, bevor sie akut werden.

Regel 4: Daten fließen automatisch

Das Dashboard zieht sich seine Daten direkt aus den Quellsystemen – CRM, ERP, Buchhaltung, Webanalytics. Kein manueller Export, kein Copy-Paste.

Regel 5: Mobile lesbar

Wenn dein Dashboard nur auf einem 27-Zoll-Monitor im Büro funktioniert, nutzt es die Geschäftsführung unterwegs nicht. Responsive Design ist Pflicht.

Beispiel-Dashboards nach Rolle

Dashboard für die Geschäftsführung

Dashboard für den Vertrieb

Dashboard für Operations

Welche Tools – und wann reichen sie nicht mehr?

Standard-Tools (SaaS)

• Google Looker Studio: Kostenlos, gut für Marketing-Daten (Google Analytics, Ads). Begrenzt bei CRM/ERP-Integration.
• Power BI: Stark für Excel-Nutzer, gute Microsoft-Integration. Lizenzkosten pro Nutzer.
• Tableau: Mächtig, aber teuer und komplex für kleine Teams.

Individuelle Dashboards

Wenn deine Daten aus Systemen kommen, die kein Standard-Tool anbinden kann (ältere ERPs, eigene Datenbanken, APIs ohne Connector) oder wenn du eine spezifische Logik brauchst (berechnete KPIs, Kombinationen aus mehreren Quellen), brauchst du ein individuelles Dashboard.

Tools, die wir dafür einsetzen:

• Grafana: Open-Source, Echtzeit-fähig, flexibel bei Datenquellen
• Metabase: Einfache Oberfläche, gut für Teams ohne technisches Wissen
• Custom-Dashboard: Django + Chart.js oder ähnlich, wenn es exakt auf eure Prozesse zugeschnitten sein muss

Der Weg zum Dashboard: 4 Wochen

Woche 1: KPIs definieren

Nicht starten mit “was können wir alles messen?”, sondern mit “welche 5 Fragen muss ich jeden Morgen beantworten können?” Daraus ergeben sich die KPIs.

Woche 2: Datenquellen anbinden

API-Schnittstellen zu CRM, ERP, Buchhaltung einrichten. Daten automatisch in eine zentrale Datenbank fließen lassen.

Woche 3: Dashboard bauen

Visualisierung aufbauen: Klare Layouts, richtige Diagrammtypen (Balken für Vergleiche, Linien für Trends, Zahlen für Momentaufnahmen). Mobile-Ansicht testen.

Woche 4: Feedback & Feinschliff

Team nutzt das Dashboard eine Woche lang. Feedback sammeln: Fehlt etwas? Ist etwas überflüssig? Sind die Daten korrekt? Anpassen und finalisieren.

FAQ

Was kostet ein individuelles Dashboard?

Ein Dashboard mit 5–7 KPIs und 2–3 Datenquellen startet ab 3.000–5.000 €. Komplexere Setups mit vielen Datenquellen, Echtzeit-Anbindung und rollenbasiertem Zugriff liegen bei 8.000–15.000 €.

Brauche ich ein eigenes Dashboard oder reicht Power BI?

Wenn alle deine Daten in Microsoft-Produkten liegen: Power BI reicht wahrscheinlich. Wenn du Daten aus verschiedenen Systemen (CRM + ERP + eigene DB) kombinieren musst oder eine spezifische Logik brauchst: individuell.

Wie aktuell sind die Daten?

Das hängt von der Datenquelle ab. Die meisten APIs liefern Daten in Echtzeit oder mit wenigen Minuten Verzögerung. Batch-Importe (z. B. aus CSV-Exporten) können wir auf tägliche oder stündliche Intervalle setzen.

Kann mein Team das Dashboard selbst anpassen?

Bei Grafana und Metabase: ja, mit minimaler Einweisung. Bei Custom-Dashboards: Änderungen an KPIs oder Datenquellen macht der Entwicklungspartner – dafür ist das Layout exakt auf eure Bedürfnisse zugeschnitten.

Fazit: Ein Dashboard ist nur so gut wie die Fragen, die es beantwortet

Die Technik ist das einfachste daran. Der schwierige Teil: Die richtigen 5 KPIs aus 50 möglichen auswählen. Wenn du das richtig machst, wird dein Dashboard zum wichtigsten Werkzeug für tägliche Entscheidungen – statt ein weiterer Tab im Browser, den niemand öffnet.

Bei bayram.solutions bauen wir Dashboards, die Daten aus euren bestehenden Systemen automatisch zusammenführen – HubSpot, SAP, Salesforce, PostgreSQL, Excel. Kein manuelles Reporting, keine veralteten Zahlen.

Du willst wissen, welche KPIs für dein Unternehmen wirklich zählen? Lass uns in einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch dein Reporting durchgehen und die wichtigsten Stellschrauben identifizieren. Schau dir auch unsere Projekte an und lies, wie KI im Vertrieb dein Reporting auf die nächste Stufe hebt.