KI-Workshop für dein Team: Was du erwarten kannst und wie du den ROI misst

“Wir sollten mal was mit KI machen.” Diesen Satz hören wir jede Woche. Und er ist nicht falsch – aber er ist zu vage, um damit etwas anzufangen. Die Lücke zwischen “KI ist wichtig” und “So setzen wir KI ein” schließt ein guter Workshop.

Das Problem: Die meisten KI-Workshops bleiben bei Buzzwords. ChatGPT-Demo, ein paar Folien über Machine Learning, und am Ende geht jeder nach Hause und macht weiter wie bisher. Das ist Zeitverschwendung.

Ein guter KI-Workshop liefert am Ende keine Begeisterung, sondern einen Plan.

Was ein guter KI-Workshop NICHT ist

Damit wir uns verstehen – das hier bringt nichts:

• Allgemeine KI-Einführung ohne Bezug zu deinem Unternehmen
• Tool-Demos (ChatGPT, Midjourney), die dein Team auch auf YouTube finden kann
• Hype-Vorträge über AGI und die Zukunft der Arbeit
• Workshops ohne Ergebnis – wenn am Ende kein konkreter nächster Schritt steht

Was ein guter KI-Workshop leistet

Ein Workshop, der sich lohnt, beantwortet drei Fragen:

1. Wo in unserem Unternehmen hat KI den größten Hebel?
2. Was ist in 4–6 Wochen umsetzbar?
3. Was bringt es konkret – in Stunden, Euro, Fehlerquote?

Danach hast du keine vage Idee, sondern einen priorisierten Use-Case mit ROI-Schätzung.

Vier Formate – von Einstieg bis Umsetzung

Nicht jedes Unternehmen braucht dasselbe. Hier sind vier Formate, die aufeinander aufbauen – du kannst bei jedem Level einsteigen.

Level 1: KI-Impulsvortrag (2–3 Stunden)

Für wen: Geschäftsführung, Teamleiter, Entscheider, die verstehen wollen, was KI für ihr Unternehmen bedeutet.

Was passiert:

• Überblick: Was kann KI heute – realistisch, ohne Hype
• 5–6 konkrete Anwendungsbeispiele aus dem Mittelstand
• Live-Demonstration mit euren echten Prozessen (nicht mit Spielbeispielen)
• Diskussion: Wo seht ihr den größten Hebel?

Was du danach hast:

• Klarheit, ob KI für euch relevant ist
• 2–3 grobe Use-Case-Ideen
• Grundlage für die Entscheidung, ob ihr tiefer einsteigen wollt

Investition: Ein Nachmittag. Kein Commitment.

Level 2: KI-Strategie-Workshop (1 Tag)

Für wen: Teams, die nicht nur verstehen, sondern priorisieren und planen wollen.

Was passiert:

• Prozess-Mapping: Welche wiederkehrenden Aufgaben gibt es? Wo fließen Daten manuell?
• Use-Case-Identifikation: Gemeinsam mit eurem Team die Top-5-Kandidaten identifizieren
• Bewertung nach Impact vs. Aufwand: Welcher Use Case hat den größten ROI bei geringstem Risiko?
• Roadmap: Konkreter Plan mit Zeitrahmen und Kostenrahmen für den ersten Use Case

Was du danach hast:

• Priorisierte Liste eurer KI-Use-Cases
• ROI-Schätzung für den Top-Use-Case
• Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung
• Klarer nächster Schritt (Pilotprojekt oder nicht)

Typische Use Cases, die in diesem Workshop entstehen:

Level 3: KI-Pilotprojekt (4–6 Wochen)

Für wen: Unternehmen, die nach dem Workshop direkt umsetzen wollen.

Was passiert:

Das Pilotprojekt baut den im Workshop identifizierten Top-Use-Case als funktionierenden Prototyp. Kein PowerPoint, sondern ein echtes System, das dein Team testen kann.

Beispiele für Pilotprojekte:

• KI-Chatbot für Lead-Qualifizierung: Auf eurer Website oder per WhatsApp. Qualifiziert Leads automatisch, bucht Termine, legt Kontakte im CRM an. Integration mit HubSpot, Salesforce oder Pipedrive. (Was kostet ein Chatbot?)

• Knowledge-Bot (RAG): Beantwortet interne Fragen basierend auf euren Dokumenten – PDFs, Confluence, Wiki, Handbücher. Keine Halluzinationen, weil die Antworten immer aus euren echten Quellen kommen.

• Intelligentes E-Mail-Routing: Eingehende Mails werden automatisch klassifiziert und an die richtige Abteilung weitergeleitet. Einfache Anfragen werden direkt beantwortet.

• Automatisiertes KPI-Reporting: Daten aus CRM, ERP und Excel werden automatisch zusammengeführt. Wöchentlicher Report oder Live-Dashboard – ohne manuelles Copy-Paste.

Was du danach hast:

• Funktionierender Prototyp mit echten Daten
• Messbare Ergebnisse (Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Reaktionszeit)
• Entscheidungsgrundlage: Skalieren oder anpassen?

Level 4: KI-Integration in bestehende Systeme (ab 8 Wochen)

Für wen: Unternehmen, die nach einem erfolgreichen Pilotprojekt skalieren wollen.

Was passiert:

Der Prototyp wird zum produktionsreifen System. Das bedeutet:

• Volle Integration in eure bestehenden Tools (SAP, HubSpot, Salesforce, Jira, Zendesk, Outlook, SharePoint)
• Fehlerbehandlung und Monitoring: Was passiert, wenn die KI unsicher ist? Automatische Eskalation an Menschen.
• DSGVO-konformes Setup: Datenverarbeitung in der EU, Audit-Logs, Löschfristen, Transparenz
• Skalierung: Vom einzelnen Use Case zu mehreren – z. B. Lead-Qualifizierung + Angebotserstellung + Reporting in einem System
• Schulung eures Teams: Nicht nur “wie bedient man das Tool”, sondern “wie arbeitet ihr damit im Alltag”

Typische KPIs nach vollständiger Integration:

Wie du den ROI eines KI-Workshops misst

Die ehrliche Antwort: Den ROI des Workshops selbst misst du nicht isoliert. Du misst den ROI des Projekts, das daraus entsteht. Aber du kannst im Vorfeld abschätzen, ob sich ein Workshop lohnt:

Rechne mal durch:

• Wie viele Stunden pro Woche verbringt dein Team mit wiederkehrenden Aufgaben? (Dateneingabe, E-Mail-Sortierung, Reporting, Lead-Qualifizierung)
• Was kostet eine Stunde eurer Mitarbeiter?
• Wenn KI davon 50 % automatisiert – wie viel spart ihr pro Monat?

Beispielrechnung:

• 3 Mitarbeiter × 5 Stunden/Woche manuelle Arbeit = 15 Stunden/Woche
• 15 Stunden × 45 €/Stunde = 675 €/Woche = 2.700 €/Monat
• KI automatisiert 50 % = 1.350 € Ersparnis/Monat
• Pilotprojekt kostet 8.000–15.000 € = ROI nach 6–11 Monaten

Das ist konservativ gerechnet. Dazu kommen: schnellere Reaktionszeiten, weniger Fehler, bessere Datenqualität.

FAQ

Brauche ich technisches Vorwissen?

Nein. Die Workshops sind für Fachbereiche gemacht, nicht für Entwickler. Du musst wissen, was dein Problem ist – nicht, wie man es programmiert.

Wie viele Teilnehmer sind sinnvoll?

Für den Impulsvortrag: 5–20 Personen. Für den Strategie-Workshop: 3–8 Personen aus verschiedenen Abteilungen (Vertrieb, Support, Operations, Geschäftsführung). Je diverser das Team, desto besser die Use Cases.

Welche KI-Technologien nutzt ihr?

Wir arbeiten mit OpenAI GPT-4o, Anthropic Claude, LangChain und offenen Modellen (Llama 3). Die Wahl hängt vom Use Case ab – nicht von Hype. Für DSGVO-kritische Anwendungen setzen wir auf EU-gehostete Modelle oder On-Premise-Lösungen.

Was kostet ein KI-Workshop?

Der Impulsvortrag ist der günstigste Einstieg. Der Strategie-Workshop liegt im niedrigen vierstelligen Bereich. Pilotprojekte starten ab 8.000 €. Genau Zahlen besprechen wir im Erstgespräch, weil der Umfang von eurem Use Case abhängt.

Kann ich direkt mit einem Pilotprojekt starten, ohne Workshop?

Ja – wenn du bereits weißt, welchen Prozess du automatisieren willst und klare Anforderungen hast. In der Praxis starten die meisten Unternehmen mit Level 2 (Strategie-Workshop), weil sie mehrere Ideen haben und priorisieren müssen.

Fazit: KI lernt man nicht aus Vorträgen, sondern aus Projekten

Ein guter KI-Workshop ist kein Bildungsurlaub. Er ist der kürzeste Weg von “wir sollten mal was mit KI machen” zu “wir automatisieren ab nächsten Monat unsere Lead-Qualifizierung”.

Bei bayram.solutions bieten wir alle vier Formate an – vom 3-Stunden-Impulsvortrag bis zur vollständigen KI-Integration. Du entscheidest nach jedem Level, ob du weitermachen willst. Kein Commitment über das nächste Level hinaus.

Du willst herausfinden, wo KI in deinem Unternehmen den größten Hebel hat? Lass uns in einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch deinen Use Case durchgehen – und das passende Format finden. Übrigens: Viele KI-Projekte sind förderfähig.