KI-Telefonassistent für Immobilienmakler: Besichtigungstermine und Anfragen automatisieren

Du stellst ein Objekt online. Innerhalb von 24 Stunden kommen 80 Anfragen rein. 50 davon sind Touristen, die sich alles anschauen. 20 haben das Budget nicht. 10 sind ernsthaft interessiert. Aber du weißt nicht, welche 10 es sind – bis du mit allen gesprochen hast.

Gleichzeitig klingelt dein Telefon: Bestandskunden mit Rückfragen, neue Interessenten, Eigentümer, die den Stand wissen wollen. Du bist auf Besichtigung, erreichst niemanden zurück, und die heißen Leads kühlen ab.

Ein KI-Telefonassistent löst genau dieses Problem.

Das Telefon-Problem im Immobiliengeschäft

Makler sind Draußen-Menschen. Du bist auf Besichtigungen, in Notarterminen, bei Bewertungen. Genau dann rufen die Interessenten an. Und wenn du drei Stunden später zurückrufst, hat der Interessent bereits mit zwei anderen Maklern gesprochen.

Die Zahlen:

• Durchschnittlich 15–30 Anrufe pro Tag bei aktiven Maklern
• 60 % gehen auf die Mailbox (weil du nicht erreichbar bist)
• 40 % der Anrufer hinterlassen keine Nachricht
• Durchschnittliche Rückrufzeit: 4–8 Stunden

In einem Markt, in dem der erste Makler mit der schnellsten Reaktion den Zuschlag bekommt, ist das ein massiver Wettbewerbsnachteil.

Was der KI-Assistent für Makler übernimmt

1. Interessenten-Qualifizierung

Der Assistent nimmt den Anruf an und stellt die entscheidenden Fragen:

• Welches Objekt interessiert Sie? (Zuordnung zum Exposé)
• Suchen Sie zur Eigennutzung oder als Kapitalanlage?
• Wie ist Ihr Budgetrahmen?
• Haben Sie bereits eine Finanzierungszusage?
• Wann möchten Sie besichtigen?

Ergebnis: Du bekommst eine qualifizierte Anfrage mit allen Infos – statt einer Mailbox-Nachricht “Ich habe Interesse, rufen Sie zurück.”

2. Besichtigungstermine buchen

Der Assistent kennt deine Verfügbarkeit und bucht Besichtigungen direkt:

• Prüft freie Zeitfenster im Kalender
• Gruppiert Besichtigungen nach Objekt (Sammeltermine)
• Schickt Bestätigung mit Adresse und Anfahrt per SMS
• Erinnert 24 Stunden vorher (reduziert No-Shows)

3. Eigentümer-Anfragen bearbeiten

Eigentümer, die ihre Immobilie verkaufen wollen, bekommen sofort einen kompetenten Erstkontakt:

• Was für eine Immobilie? Wo? Wie groß?
• Zeitrahmen für den Verkauf?
• Termin für Bewertung direkt buchen

4. Bestandskunden informieren

“Wie ist der Stand bei meiner Wohnung?” – Standardfrage, die jeden Tag kommt. Der Assistent gibt ein Update basierend auf den hinterlegten Informationen, ohne dass du selbst anrufen musst.

Rechenbeispiel: Was ein KI-Telefonassistent einem Makler bringt

Ausgangslage: Einzelmakler mit 20 Anrufen/Tag

In Euro: - 7 zusätzliche qualifizierte Leads pro Woche - Wenn 10 % davon zu Abschlüssen werden: ~3 zusätzliche Deals pro Monat - Bei durchschnittlich 5.000 € Provision pro Deal: 15.000 € Mehrprovision/Monat - Kosten KI-Assistent: 300–600 €/Monat

Das ist kein theoretischer ROI – das ist die Differenz zwischen “Ich komme nicht hinterher” und “Mein Kalender ist voll mit den richtigen Terminen.”

Integration in Makler-Tools

Der KI-Telefonassistent arbeitet mit deinen bestehenden Systemen:

Warum individuelle KI besser funktioniert als Standard

Immobilien sind kein Standard-Geschäft. Jedes Objekt ist anders, jeder Markt ist lokal, jeder Makler hat seinen Stil. Standardlösungen scheitern daran, weil:

• Sie Objekte nicht zuordnen können
• Sie keine Finanzierungs-Qualifizierung durchführen
• Sie keine Sammelbesichtigungen organisieren können
• Sie den lokalen Markt nicht kennen

Bei Agentino trainieren wir den Assistenten auf dein Portfolio, deine Region und dein Leistungsangebot. Der Assistent weiß, dass die 3-Zimmer-Wohnung in Bockenheim ab 350.000 € angeboten wird und dass Besichtigungen nur donnerstags möglich sind. Das ist der Unterschied zwischen einem generischen Bot und einem virtuellen Assistenten, der dein Business kennt.

Die Technologie hinter Agentino – Lead-Erfassung, automatische Qualifizierung und strukturiertes Dashboard – haben wir ursprünglich für Handwerksbetriebe entwickelt. Aber das Prinzip ist identisch: Kein Anruf geht verloren, jeder Lead kommt qualifiziert bei dir an.

FAQ

Klingt der Assistent professionell genug für Immobilienkunden?

Ja. Die Sprachqualität moderner KI-Systeme ist auf dem Niveau eines professionellen Empfangs. Der Assistent spricht höflich, strukturiert und mit dem Vokabular deiner Branche.

Kann der Assistent zwischen Kauf- und Mietinteressenten unterscheiden?

Ja – das ist Teil der Qualifizierung. Er fragt nach dem Anliegen und ordnet die Anfrage dem richtigen Objekt und der richtigen Kategorie zu.

Was ist mit komplexen Fragen zu Objekten?

Bei Detailfragen (Grundriss, Sanierungsstand, Nebenkostenabrechnung) verweist der Assistent auf das Exposé oder bietet an, einen Rückruf zu koordinieren.

Funktioniert das auch für Hausverwaltungen?

Ja – sogar besonders gut. Hausverwaltungen haben hohes Anrufvolumen mit vielen Standardanliegen (Nebenkostenabrechnung, Schlüsselübergabe, Schadensmeldung), die sich ideal automatisieren lassen.

Fazit: Schneller reagieren, bessere Leads, mehr Abschlüsse

Im Immobiliengeschäft gewinnt der Schnellste. Ein KI-Telefonassistent sorgt dafür, dass jeder Interessent sofort qualifiziert wird, Besichtigungen automatisch gebucht werden und du deine Zeit nur noch mit den Leads verbringst, die auch wirklich kaufen.

Du willst sehen, wie ein KI-Telefonassistent für dein Makler-Büro klingt? Buche eine kostenlose 30-Minuten-Demo – wir zeigen dir den Assistenten live. Lies auch unseren KI-Telefonassistent Vergleich 2026 und wie KI deinen Vertrieb auf das nächste Level hebt.