KI-Telefonassistent für Anwalts- und Steuerkanzleien: Mandantenanfragen automatisieren

Deine Kanzlei hat ein Erreichbarkeitsproblem. Nicht weil es dir egal ist, sondern weil dein Team in Mandantenterminen sitzt, Schriftsätze vorbereitet oder Fristen bearbeitet. Während das Telefon klingelt.

Das Ergebnis: Potenzielle Mandanten rufen an, erreichen niemanden und beauftragen die nächste Kanzlei, die rangeht. Bestandsmandanten fühlen sich schlecht betreut, weil sie für eine einfache Rückfrage drei Anläufe brauchen.

Ein KI-Telefonassistent löst beide Probleme – ohne dass du Personal einstellen musst, das du auf dem Arbeitsmarkt sowieso nicht findest.

Das Erreichbarkeitsproblem in Kanzleien

Kleine und mittlere Kanzleien (1–10 Anwälte/Steuerberater) haben ein strukturelles Problem:

• Wenig Personal am Empfang – oft eine halbe Kraft, die auch andere Aufgaben hat
• Hohe Gesprächsdauer – Mandantengespräche dauern, das Telefon bleibt liegen
• Saisonale Spitzen – Steuererklärungszeit, Fristabläufe, Jahresende
• Abends und am Wochenende – genau dann, wenn Privatkunden Zeit haben, ist die Kanzlei geschlossen

Die Folge: 30–50 % aller Anrufe werden nicht angenommen. Bei einer Anwaltskanzlei mit einem durchschnittlichen Erstberatungshonorar von 250–500 € ist jeder verpasste Anruf ein potenzieller Umsatzverlust.

Welche Anrufe übernimmt der KI-Assistent?

Neue Mandantenanfragen

Der häufigste und wertvollste Anruftyp. Der Assistent:

• Erfasst Name, Kontaktdaten und Anliegen
• Fragt nach dem Rechtsgebiet / Steuerbereich
• Klärt Dringlichkeit (Frist? Termin?)
• Bucht einen Erstberatungstermin
• Sendet Bestätigung per SMS/E-Mail

Effekt: Der potenzielle Mandant hat innerhalb von 2 Minuten einen Termin – statt “Bitte rufen Sie morgen nochmal an.”

Bestandsmandanten mit Rückfragen

“Wie ist der Stand meiner Sache?” – Die Frage, die jeden Tag kommt. Der Assistent:

• Identifiziert den Mandanten
• Gibt ein Status-Update basierend auf hinterlegten Informationen
• Nimmt neue Informationen entgegen (“Ich habe noch ein Dokument”)
• Leitet bei komplexen Rückfragen an den zuständigen Anwalt/Berater weiter

Terminmanagement

• Termine bestätigen, verschieben oder absagen
• Erinnerungen 24 Stunden vor dem Termin senden
• Unterlagen-Checkliste per SMS schicken (“Bitte bringen Sie mit: …”)

Standardauskünfte

• Öffnungszeiten und Wegbeschreibung
• Rechtsgebiete / Beratungsschwerpunkte
• Erstberatungskosten und -ablauf
• Benötigte Unterlagen

Besonderheiten für Anwaltskanzleien

Rechtsgebiet-Erkennung

Der Assistent erkennt anhand der Beschreibung, um welches Rechtsgebiet es geht:

• “Mein Vermieter hat gekündigt” → Mietrecht
• “Ich hatte einen Auffahrunfall” → Verkehrsrecht
• “Mein Arbeitgeber will mich loswerden” → Arbeitsrecht
• “Ich habe eine Abmahnung bekommen” → Wettbewerbsrecht / Urheberrecht

Das spart dem Anwalt Zeit, weil die Anfrage bereits dem richtigen Fachbereich zugeordnet ist.

Fristerkennung

Bei Anliegen mit Fristbezug (“Ich habe gestern eine Kündigung bekommen”, “Die Frist läuft am Freitag ab”) eskaliert der Assistent sofort an den zuständigen Anwalt und markiert die Anfrage als dringend.

Besonderheiten für Steuerkanzleien

Saisonale Lastspitzen

Von Januar bis Mai herrscht Ausnahmezustand. Das Telefon steht nicht still. Der KI-Assistent fängt genau diese Spitzen ab:

• Belege abgeben: “Kann ich meine Unterlagen vorbeibringen?” → Termin buchen
• Statusanfrage: “Ist meine Steuererklärung schon fertig?” → Automatische Auskunft
• Nachforderungen: “Das Finanzamt will noch was” → Weiterleitung an Sachbearbeiter

Mandantenidentifikation

Der Assistent identifiziert Mandanten über Name + Geburtsdatum oder Mandantennummer und ordnet die Anfrage dem richtigen Sachbearbeiter zu.

DSGVO und Berufsgeheimnis

Für Kanzleien gelten verschärfte Datenschutzanforderungen. Neben der DSGVO greift das Berufsgeheimnis (§ 203 StGB / § 57 StBerG). Das bedeutet:

• Keine Weitergabe mandatsbezogener Informationen an Dritte
• Verschlüsselte Übertragung aller Daten
• EU-Hosting ohne Zugriff durch Drittstaaten
• Keine Audio-Speicherung – nur verschlüsselte Text-Zusammenfassungen
• AVV mit dem Technologieanbieter
• Löschkonzept für gespeicherte Gesprächsdaten

Bei Agentino haben wir diese Anforderungen von Anfang an mitgedacht. Alle Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern verarbeitet, Audiodaten werden nicht gespeichert, und die Lösung ist DSGVO-konform mit AVV. Die Erfahrung aus der Umsetzung von DSGVO-konformer Software für verschiedene Branchen stellt sicher, dass auch das Berufsgeheimnis gewahrt bleibt.

Was kostet ein KI-Telefonassistent für Kanzleien?

ROI-Rechnung (Einzelkanzlei Anwalt): - 5 verpasste Anrufe pro Tag × 20 Arbeitstage = 100 verpasste Anrufe/Monat - 20 % davon wären Neumandanten geworden = 20 verlorene Mandate - Durchschnittlicher Mandatswert (Erstberatung + Folgeauftrag): 800 € - Verlorener Umsatz: 16.000 €/Monat - KI-Kosten: 200–400 €/Monat

Selbst wenn nur 5 % der verpassten Anrufe zu Mandaten werden, rechnet sich der Assistent sofort.

FAQ

Darf eine KI Rechtsberatung geben?

Nein – und das tut der Assistent auch nicht. Er nimmt Anfragen entgegen, qualifiziert sie und bucht Termine. Rechtliche Einschätzungen gibt ausschließlich der Anwalt.

Wie geht der Assistent mit emotionalen Anrufern um?

Gerade im Familienrecht oder Arbeitsrecht sind Anrufer oft aufgewühlt. Der Assistent reagiert empathisch, hört zu und leitet bei Bedarf sofort an einen Anwalt weiter. Er versucht nicht, Probleme zu lösen – er gibt dem Anrufer das Gefühl, gehört zu werden.

Kann der Assistent Mandantendaten abrufen?

Nur in dem Umfang, den du festlegst. Typisch: Identifikation über Name + Geburtsdatum, Statusauskunft (“Ihre Akte ist in Bearbeitung”), Terminanzeige. Keine inhaltlichen Details zur Sache.

Funktioniert das auch für Notariatsbüros?

Ja – besonders gut sogar. Notariate haben ein hohes Aufkommen an Terminanfragen und Standardauskünften (beurkundungspflichtige Geschäfte, benötigte Unterlagen, Kostenvoranschläge nach GNotKG).

Fazit: Erreichbarkeit ist kein Luxus, sondern Mandantenservice

Mandanten erwarten Erreichbarkeit. Wenn sie dich nicht erreichen, fühlen sie sich schlecht betreut – oder gehen zur Konkurrenz. Ein KI-Telefonassistent stellt sicher, dass jede Anfrage sofort angenommen wird, qualifiziert beim richtigen Ansprechpartner landet und nichts verloren geht.

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