KI für Zahnarztpraxen: Patientenmanagement und Praxisorganisation automatisieren

Deine Praxis läuft gut. Die Patienten kommen. Das Problem ist nicht die Nachfrage – das Problem ist alles drumherum. Terminmanagement, Recalls, Dokumentation, Telefon, Abrechnung. Dein Praxisteam verbringt mehr Zeit am Computer und Telefon als am Patienten.

Und neue ZFAs findest du nicht. Der Fachkräftemangel in der Zahnmedizin ist akut – offene Stellen bleiben monatelang unbesetzt. Die einzige realistische Lösung: Die Routine automatisieren, damit dein bestehendes Team seine Zeit für die Arbeit nutzt, die wirklich zählt.

Die 5 größten Zeitfresser in der Zahnarztpraxis

1. Telefonmanagement (3–4 Stunden/Tag)

Das Telefon klingelt ununterbrochen. Terminvereinbarungen, Absagen, Rückfragen, Notfälle – alles landet bei der Rezeption. Die Patienten im Wartezimmer müssen warten, weil die ZFA telefoniert.

KI-Lösung: Ein KI-Telefonassistent nimmt Standardanrufe entgegen:

• Termine buchen, ändern, absagen
• Öffnungszeiten und Anfahrt
• Rezeptanfragen
• Recall-Bestätigungen

Bei Agentino haben wir die Telefonassistent-Technologie bereits für verschiedene Praxistypen umgesetzt. Die Erfahrung: 60–70 % der Anrufe in Zahnarztpraxen sind Routine, die der Assistent sofort erledigt.

2. Recall-Management (5–8 Stunden/Woche)

Patienten kommen zur Prophylaxe – wenn man sie daran erinnert. Manuell Recall-Listen durchgehen, anrufen, E-Mails schreiben, SMS senden. Bei 2.000 aktiven Patienten ein Vollzeitjob.

KI-Lösung: Automatisierte Recall-Kette:

1. 6 Monate nach letztem Termin: SMS “Zeit für Ihre Prophylaxe – buchen Sie direkt hier: [Link]”
2. Keine Reaktion nach 1 Woche: E-Mail mit Online-Buchungslink
3. Keine Reaktion nach 2 Wochen: Telefonassistent ruft an
4. Nach Buchung: Automatische Terminbestätigung + Erinnerung 24h vorher

Ergebnis: 30 % höhere Recall-Quote, 5–8 Stunden/Woche eingespart.

3. Dokumentation und Befundung (1–2 Stunden/Tag)

Nach jeder Behandlung: Befund dokumentieren, Röntgenbilder beschreiben, Behandlungsplan erstellen. Alles manuell in die Praxissoftware eingeben.

KI-Lösung: KI-gestützte Dokumentation:

• Sprachgesteuerte Befundaufnahme: Du diktierst, die KI dokumentiert strukturiert
• Röntgenbild-Analyse: KI markiert Auffälligkeiten (Karies, Parodontitis, periapikale Läsionen) als Vorschlag – du bestätigst
• Behandlungsplan-Vorschlag: Basierend auf Befund und Patientenhistorie

Mit PIA Dental und DentVision haben wir bei bayram.solutions genau solche Systeme für die Zahnmedizin entwickelt. PIA analysiert Patientendaten und unterstützt bei der Behandlungsplanung, DentVision wertet dentale Bildgebung KI-gestützt aus. Beide Systeme sind DSGVO-konform und speziell für den Praxiseinsatz entwickelt.

4. HKP und Abrechnung (1–2 Stunden/Tag)

Heil- und Kostenpläne erstellen, Genehmigungen bei Kassen beantragen, GOZ-Positionen zuordnen – administrativer Aufwand, der Fachwissen braucht, aber eigentlich automatisierbar ist.

KI-Lösung:

• Automatische HKP-Erstellung aus Befund
• GOZ/BEMA-Zuordnung mit Plausibilitätsprüfung
• Kostenvoranschlag für Patienten generieren
• Antrags-Vorbereitung für Kassenzulassungen

5. Patientenkommunikation (1–2 Stunden/Tag)

“Was muss ich nach der Extraktion beachten?”, “Darf ich nach der Betäubung essen?”, “Wann kommen die Fäden raus?” – Standardfragen, die nach jeder Behandlung kommen.

KI-Lösung: WhatsApp-Bot für Nachsorge:

• Automatische Nachsorge-Anleitung nach der Behandlung
• FAQ zu häufigen Fragen
• Medikamentenerinnerungen
• Direkte Buchung des Kontrolletermins

Rechenbeispiel: Zahnarztpraxis mit 2 Behandlern

31 Stunden pro Woche – das ist fast eine Vollzeitstelle. Bei einer ZFA mit 30 €/Stunde Arbeitgeberkosten: ~48.000 €/Jahr.

Oder anders gerechnet: 31 Stunden mehr pro Woche für Patienten. Bei einem Stundensatz von 150 € pro Behandlerstunde: potenziell 240.000 €/Jahr zusätzlicher Behandlungskapazität.

Integration in Praxissoftware

Die Tiefe der Integration hängt von der Praxissoftware ab. Moderne Systeme haben APIs, ältere erfordern Workarounds. In jedem Fall finden wir eine Lösung – die Erfahrung aus der Arbeit mit API-Schnittstellen verschiedenster Systeme hilft hier enorm.

Datenschutz: Besonders sensibel

Gesundheitsdaten sind nach DSGVO und EU AI Act besonders schützenswert. Für KI in der Zahnarztpraxis gilt:

• Verarbeitung ausschließlich in der EU
• Keine Weitergabe an Dritte (auch nicht zum KI-Training)
• Verschlüsselung aller Patientendaten
• AVV mit jedem Technologie-Anbieter
• Schweigepflicht (§ 203 StGB) – auch für KI-gestützte Systeme
• Patienteneinwilligung bei KI-gestützter Diagnostik

PIA Dental und DentVision wurden von Anfang an mit diesen Anforderungen entwickelt – EU-Hosting, keine Audio-Speicherung beim Telefonassistenten, vollständige DSGVO-Konformität.

So startest du

Phase 1: KI-Telefonassistent (Woche 1–3)

Der schnellste Hebel: Standardanrufe automatisieren. Sofortige Entlastung der Rezeption.

Investition: 3.000–5.000 € Setup + 200–400 €/Monat

Phase 2: Recall-Automatisierung (Woche 4–6)

SMS- und E-Mail-Ketten für Prophylaxe-Recalls automatisieren. Kein manuelles Durchgehen von Listen mehr.

Investition: 2.000–4.000 € Setup + 100–200 €/Monat

Phase 3: KI-gestützte Dokumentation (Woche 7–12)

Sprachgesteuerte Befundung, Röntgenbild-Analyse als Unterstützung, HKP-Vorbereitung.

Investition: 5.000–15.000 € Setup + 300–600 €/Monat

Fördermittel können 30–50 % der Initialkosten decken.

FAQ

Ist KI-Diagnostik in der Zahnmedizin zugelassen?

KI-gestützte Diagnostik gilt als Unterstützungstool – die finale Diagnose stellt der Zahnarzt. Das ist auch die Position des EU AI Act: KI unterstützt, der Mensch entscheidet.

Wie reagieren Patienten auf KI am Telefon?

Positiv – weil sie sofort drankommen statt in der Warteschleife zu hängen. Die meisten merken den Unterschied ohnehin nicht.

Kann die KI mit verschiedenen Behandlern umgehen?

Ja. Der Assistent weiß, welcher Behandler wann verfügbar ist, welche Leistungen anbietet und welche Patienten ihm zugeordnet sind.

Funktioniert das auch für kieferorthopädische Praxen?

Ja – mit angepasster Gesprächslogik (Bracket-Probleme, Kontrolltermine, Retainer-Fragen).

Fazit: Die digitale Zahnarztpraxis ist kein Luxus

Der Fachkräftemangel in der Zahnmedizin wird nicht besser. Die Patientenzahlen steigen. Die einzige Stellschraube, die du sofort drehen kannst: Routine automatisieren, damit dein Team seine Zeit für Patienten nutzt.

Starte mit dem KI-Telefonassistenten – dem Tool mit dem schnellsten ROI – und erweitere schrittweise.

Du willst wissen, wie KI in deiner Zahnarztpraxis aussieht? Buche eine kostenlose 30-Minuten-Demo – wir zeigen dir den Telefonassistenten live und besprechen, welche Automatisierungen für deine Praxis am meisten bringen.