KI-Automatisierung im Handwerk: Mehr Aufträge, weniger Büroarbeit

Du bist Handwerker geworden, weil du gut bist in dem, was du tust – nicht weil du gerne abends Angebote schreibst, morgens Anrufe zurückrufst und zwischendurch Rechnungen sortierst.

Trotzdem verbringen Handwerksbetriebe im Schnitt 30 % ihrer Arbeitszeit mit Verwaltung. Bei einem 2-Mann-Betrieb sind das über 20 Stunden pro Woche, die nicht auf der Baustelle verbracht werden. Stunden, in denen kein Umsatz entsteht.

KI kann das ändern. Nicht mit Science-Fiction-Robotern, sondern mit praktischen Tools, die sich sofort rechnen.

Die 5 größten Zeitfresser im Handwerk – und wie KI sie löst

1. Verpasste Anrufe = verpasste Aufträge

Das Telefon klingelt, aber du stehst auf dem Dach, unter der Spüle oder im Kundengespräch. Der Anruf geht ins Leere. Der Kunde ruft den nächsten Betrieb an.

KI-Lösung: Telefonassistent

Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf an:

• Begrüßt den Kunden mit deinem Firmennamen
• Fragt: Was wird gebraucht? Wo? Wie dringend?
• Bucht einen Termin oder leitet bei Notfällen weiter
• Schickt dir eine SMS mit allen Details

Mit Agentino haben wir genau so ein System für Handwerksbetriebe gebaut. Ein Fliesenleger-Betrieb berichtet:

“Samstags kommen die meisten Anfragen von Privatkunden. Früher hab ich die alle am Montag zurückgerufen – die Hälfte hatte schon jemand anders beauftragt. Jetzt wird jeder Anruf sofort bearbeitet.”

Zeitersparnis: 5–10 Stunden pro Woche für Rückrufe und Telefonate.

2. Angebote schreiben dauert ewig

Nach einem Ortstermin sitzt du abends am Küchentisch und tippst Angebote. Positionen zusammenstellen, Preise kalkulieren, Texte formulieren, als PDF exportieren – für ein gutes Angebot brauchst du 30–60 Minuten.

KI-Lösung: Automatische Angebotserstellung

Du sprichst deine Notizen ins Handy oder tippst Stichpunkte. Die KI macht daraus ein professionelles Angebot:

• Positionen werden automatisch aus deinem Leistungskatalog zugeordnet
• Preise werden kalkuliert (Material + Arbeit + Marge)
• Text wird formuliert und als PDF erstellt
• Das Angebot wird per E-Mail oder WhatsApp an den Kunden gesendet

Zeitersparnis: 20–40 Minuten pro Angebot. Bei 10 Angeboten pro Woche: 3–7 Stunden.

3. Terminplanung und Tourenoptimierung

Drei Baustellen am Tag, und zwischen der zweiten und dritten fährst du 45 Minuten quer durch die Stadt. Kein Mensch optimiert manuell die perfekte Route bei 15 Terminen pro Woche.

KI-Lösung: Intelligente Terminplanung

• Termine werden nach Region und Fahrtzeit gruppiert
• Pufferzeiten werden automatisch eingeplant
• Bei Absagen wird automatisch nachgerückt
• Kunden bekommen Terminbestätigungen und Erinnerungen per SMS

Zeitersparnis: 3–5 Stunden pro Woche an Fahrtzeit und Koordination.

4. Rechnungen und Nachverfolgung

Die Arbeit ist gemacht, aber die Rechnung schreibst du erst nächste Woche. Oder übernächste. Und dann vergisst du die Mahnung. Laut Creditreform zahlen 20 % der Handwerksrechnungen zu spät – oft weil sie zu spät gestellt werden.

KI-Lösung: Automatische Rechnungsstellung

• Rechnung wird aus dem Angebot generiert (mit Anpassungen)
• Automatischer Versand am Tag der Fertigstellung
• Zahlungserinnerung nach 14 Tagen
• Mahnungen nach 30/60 Tagen – automatisch aber freundlich

Zeitersparnis: 2–3 Stunden pro Woche. Plus: besserer Cashflow durch schnellere Rechnungsstellung.

5. Kundenkommunikation und Nachbetreuung

Nach dem Auftrag meldet sich der Kunde mit Fragen: “Wann trocknet der Estrich?”, “Welches Pflegemittel für die Fliesen?”, “Haben Sie noch eine Garantie auf die Arbeit?”

KI-Lösung: Automatischer Kundenservice

Ein WhatsApp-Bot beantwortet Standardfragen sofort:

• FAQ zu deinen Leistungen und Materialien
• Pflegehinweise und Anleitungen
• Garantieinformationen
• Terminbuchung für Nacharbeiten

Was kostet das alles?

Gesamtrechnung: Startest du mit dem Telefonassistenten (dem größten Hebel), investierst du 2.000–5.000 € einmalig und 150–400 €/Monat. Dafür gewinnst du 5–10 Stunden pro Woche und verpasst keine Aufträge mehr.

Bei 3 zusätzlichen Aufträgen pro Monat (à 800 €) durch weniger verpasste Anrufe: 2.400 € Mehrumsatz pro Monat bei 150–400 € Kosten.

Fördermittel für Digitalisierung können 30–50 % der Initialkosten decken.

“Ich bin Handwerker, kein IT-Typ”

Genau richtig. Du musst nichts programmieren, keine Software installieren und kein Dashboard bedienen (außer du willst). Der Telefonassistent funktioniert wie ein unsichtbarer Mitarbeiter:

• Er nimmt Anrufe an – du bekommst SMS mit der Zusammenfassung
• Er bucht Termine – du siehst sie in deinem Kalender
• Er qualifiziert Anfragen – du siehst, wer was braucht

Du arbeitest weiter wie bisher. Nur ohne den ganzen Bürokram.

So startest du – in 3 Schritten

Schritt 1: Den größten Schmerzpunkt identifizieren

Was kostet dich am meisten Zeit oder Aufträge? Für die meisten Handwerker ist es der Telefonassistent – weil verpasste Anrufe direkt verlorener Umsatz sind.

Schritt 2: MVP in 2–3 Wochen

Wir richten den Telefonassistenten ein, trainieren ihn auf dein Leistungsangebot und starten den Testbetrieb. Du prüfst die Gesprächszusammenfassungen und gibst Feedback.

Schritt 3: Erweitern, wenn es läuft

Wenn der Telefonassistent funktioniert, kommt der Angebotsgenerator oder der WhatsApp-Bot dazu. Schritt für Schritt, ohne Risiko.

FAQ

Verstehen meine Kunden, dass sie mit einer KI sprechen?

Die meisten merken es nicht – und die, die es merken, finden es in der Regel positiv, weil sie sofort eine kompetente Antwort bekommen statt auf den Anrufbeantworter zu sprechen.

Was ist, wenn ein Notfall reinkommt?

Der Assistent erkennt Dringlichkeit (“Rohrbruch”, “Wasser steht”, “sofort”) und leitet direkt auf deine Handynummer weiter. Die Eskalationsregeln legst du fest.

Muss ich einen langen Vertrag abschließen?

Nein. Monatlich kündbar. Wenn es nicht funktioniert, hörst du auf. Ohne Risiko.

Funktioniert das auch für meinen speziellen Handwerksbereich?

Ja – der Assistent wird auf dein Leistungsangebot trainiert. Egal ob Fliesenleger, Elektriker, Maler, Sanitär, Heizung, Garten- und Landschaftsbau oder Dachdecker.

Fazit

KI im Handwerk ist kein Luxus für Großbetriebe. Es ist der Unterschied zwischen “Ich komme zu nichts” und “Mein Betrieb läuft”. Starte mit dem Telefonassistenten – dem Tool mit dem schnellsten ROI – und erweitere von dort.

Du willst sehen, wie ein KI-Telefonassistent für deinen Betrieb klingt? Buche eine kostenlose 30-Minuten-Demo – wir zeigen es dir live. Oder lies zuerst, wie der KI-Telefonassistent im Detail funktioniert und was ein KI-Chatbot kostet.