Excel ist dein ERP? Wann du deine Tabellen durch eine Web-App ersetzen solltest

Excel ist das meistgenutzte “ERP” in deutschen Unternehmen. Keine offizielle Statistik, aber die Realität. Auftragsübersichten, Lagerbestände, Kundenlisten, Projektplanung – irgendwann läuft alles über eine Tabelle, die jemand mal “kurz” angelegt hat.

Das Problem: Was als schnelle Lösung beginnt, wird zum Engpass. Und meistens merkt man es erst, wenn es wehtut.

Warum Excel so lange funktioniert

Excel ist nicht schlecht. Es ist flexibel, jeder kennt es, und für einfache Aufgaben reicht es völlig aus. Niemand braucht eine Web-App, um eine Einkaufsliste zu verwalten.

Aber Excel wurde für Einzelpersonen gebaut. Nicht für Teams, nicht für Prozesse, nicht für wachsende Unternehmen. Und genau da beginnt das Problem.

5 Anzeichen, dass Excel dein Unternehmen ausbremst

1. Mehrere Personen arbeiten in derselben Datei

Die Masterdatei liegt auf dem Server oder in der Cloud. Drei Leute bearbeiten sie gleichzeitig. Daten werden überschrieben, Versionen laufen auseinander, und niemand weiß, welcher Stand der aktuelle ist.

Vielleicht habt ihr schon Dateinamen wie Auftragsliste_v3_final_FINAL_Bernd.xlsx. Das ist kein Versionskontrollsystem – das ist ein Warnsignal.

2. Nur eine Person versteht die Tabelle wirklich

Jedes Unternehmen hat diese eine Tabelle mit 15 Tabellenblättern, verschachtelten SVERWEIS-Formeln und bedingten Formatierungen, die nur eine Person versteht. Wenn diese Person krank wird, im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt, steht der Prozess still.

Das ist kein Organisations- sondern ein Systemrisiko.

3. Ihr kopiert Daten zwischen Systemen

Kundendaten aus dem CRM → Excel. Bestellungen aus der Mail → Excel. Zahlen aus Excel → PowerPoint für das Meeting. Jeder manuelle Übertrag ist eine Fehlerquelle. Und jede Stunde, die jemand mit Copy-Paste verbringt, ist eine Stunde, die für echte Arbeit fehlt.

4. Auswertungen dauern Stunden statt Sekunden

Dein Chef fragt: “Wie viele Aufträge hatten wir letzten Monat über 10.000 Euro?” In einer Web-App ist das ein Klick. In Excel beginnt das Suchen, Filtern, Pivot-Tabelle-Bauen. Wenn dein Reporting manuell ist, triffst du Entscheidungen auf Basis veralteter Daten.

5. Datenschutz ist nicht kontrollierbar

Wer hat Zugriff auf die Datei? Wer hat wann was geändert? Wo liegt die Datei – auf einem privaten Laptop, in einer unsicheren Cloud? DSGVO-Compliance mit Excel nachzuweisen ist nahezu unmöglich, sobald personenbezogene Daten im Spiel sind. Keine Zugriffsrechte pro Feld, keine Audit-Logs, keine automatischen Löschfristen.

Was eine Web-App anders macht

Eine individuelle Web-App ist kein aufgeblasenes Enterprise-System. Es ist eine Anwendung, die genau euren Prozess abbildet – nicht mehr, nicht weniger.

“Aber eine Web-App ist doch viel teurer”

Ist sie nicht – wenn man ehrlich rechnet. Die Frage ist nicht “Was kostet die Entwicklung?”, sondern “Was kostet mich Excel pro Monat?”

Rechne mal zusammen:

• Stunden pro Woche, die dein Team mit manueller Datenpflege verbringt
• Fehler, die durch falsche Daten entstehen (falsche Lieferungen, verpasste Fristen)
• Entgangene Chancen, weil Auswertungen zu lange dauern
• Risiko, wenn die eine Person mit dem Excel-Wissen ausfällt

Ein MVP, das euren wichtigsten Excel-Prozess ablöst, kostet ab 5.000 Euro und steht in 3–5 Wochen (Details: Was kostet eine individuelle Web-App?). Die meisten Teams sparen danach 5–10 Stunden pro Woche. Das rechnet sich innerhalb weniger Monate.

Der smarte Weg: Nicht alles auf einmal ersetzen

Du musst nicht sofort jede Tabelle ablösen. Der beste Ansatz:

1. Identifiziere die eine Tabelle, die am meisten Probleme verursacht
2. Baue ein MVP, das genau diesen Prozess abbildet
3. Migriere die Daten aus Excel in die neue App
4. Erweitere schrittweise, sobald der erste Prozess stabil läuft

So minimierst du Risiko, siehst schnell Ergebnisse und kannst intern zeigen, dass die Umstellung funktioniert – bevor du weitere Prozesse umstellst.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich meine bestehenden Excel-Daten übernehmen?

Ja. Eine Web-App kann eure bestehenden Daten importieren – einmalig oder als regelmäßiger Sync, falls ihr parallel arbeiten wollt. CSV-Import oder direkte Excel-Schnittstelle sind Standardfunktionen.

Muss mein Team technisch fit sein?

Nein. Eine gute Web-App ist einfacher als Excel, weil sie nur das zeigt, was relevant ist. Keine 50 Tabellenblätter, keine versteckten Formeln. Klare Masken, klare Buttons, klare Abläufe.

Was ist, wenn ich nicht genau weiß, was ich brauche?

Dann ist ein MVP genau richtig. Ihr startet mit dem offensichtlichsten Problem und lernt im Prozess, was die App noch können muss. Jeder gute Entwicklungspartner hilft euch, den Scope im Erstgespräch gemeinsam zu definieren.

Verliere ich die Flexibilität von Excel?

Du gewinnst eine andere Art von Flexibilität: Eine, die mit Struktur kommt. Freie Textfelder, wo sie sinnvoll sind. Regeln und Validierung, wo sie nötig sind. Und die Möglichkeit, Dinge zu automatisieren, die in Excel per Hand passieren müssen.

Fazit: Excel ist ein Werkzeug, kein System

Excel ist großartig für das, wofür es gebaut wurde: Analyse, Kalkulation, schnelle Auswertungen. Aber wenn Excel euer zentrales Arbeitssystem ist – eure Aufträge, Kunden, Projekte – dann bremst es euch aus, ohne dass ihr es merkt.

Eine individuelle Web-App muss kein Großprojekt sein. Ein fokussiertes MVP löst euer größtes Problem in wenigen Wochen – und gibt eurem Team die Zeit zurück, die es für echte Arbeit braucht.

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