ChatGPT für Geschäftsführer: 10 Anwendungen, die sofort Zeit sparen

Die meisten Geschäftsführer nutzen ChatGPT wie eine bessere Google-Suche. Frage rein, Antwort raus, fertig. Das ist, als würdest du einen Porsche nur zum Einkaufen fahren. Die eigentliche Stärke von KI-Assistenten liegt nicht in einzelnen Antworten, sondern in der Fähigkeit, komplexe Aufgaben zu strukturieren, zusammenzufassen und vorzubereiten.

Hier sind 10 Anwendungen, die du als Geschäftsführer sofort nutzen kannst – mit konkreten Prompt-Beispielen, die du direkt kopieren kannst.

Warum die meisten Geschäftsführer ChatGPT falsch nutzen

Drei typische Fehler:

1. Zu allgemeine Fragen: „Was ist die beste KI-Strategie?” liefert allgemeine Antworten. Je mehr Kontext du gibst, desto besser die Ergebnisse.
2. Kein Rollenkontext: ChatGPT weiß nicht, dass du GF eines 50-Personen-Unternehmens bist – außer du sagst es ihm.
3. Einmal fragen, fertig: Die besten Ergebnisse entstehen im Dialog. Erste Antwort → Nachfrage → Verfeinerung → Ergebnis.

10 konkrete Anwendungen für Geschäftsführer

1. Angebote und Verträge prüfen lassen

Bevor der Anwalt ranmuss, kann KI eine erste Einschätzung liefern.

Prompt-Beispiel:

Du bist ein erfahrener Wirtschaftsjurist. Ich bin Geschäftsführer einer GmbH mit 40 Mitarbeitern. Prüfe den folgenden Vertragsentwurf auf: (1) ungewöhnliche Klauseln, (2) Risiken für mich als GF, (3) fehlende Regelungen. Hier ist der Vertrag: [Text einfügen]

Zeitersparnis: 30–60 Minuten pro Vertrag. Ersetzt nicht den Anwalt, aber filtert die Punkte, die wirklich seine Aufmerksamkeit brauchen.

2. Wettbewerbsanalysen in Minuten statt Tagen

Prompt-Beispiel:

Analysiere den Wettbewerber [Firma X] anhand öffentlich verfügbarer Informationen. Strukturiere die Analyse nach: (1) Geschäftsmodell, (2) Stärken und Schwächen, (3) Preispositionierung, (4) was wir davon lernen können. Unser Unternehmen: [kurze Beschreibung]

Zeitersparnis: Eine erste Wettbewerbsanalyse in 15 Minuten statt einem ganzen Arbeitstag.

3. Monatsberichte für Beirat oder Gesellschafter formulieren

Prompt-Beispiel:

Formuliere einen Monatsbericht für den Beirat unserer GmbH. Tonalität: professionell, faktenbasiert, lösungsorientiert. Hier sind die Rohdaten: Umsatz [X], EBIT [Y], Mitarbeiterzahl [Z], wichtige Ereignisse: [Liste]. Struktur: Executive Summary (3 Sätze), Finanzkennzahlen, operative Highlights, Risiken und Maßnahmen, Ausblick.

Zeitersparnis: 2–3 Stunden pro Bericht. Du lieferst die Zahlen, KI liefert den Text.

4. Bewerbungen vorqualifizieren

Prompt-Beispiel:

Bewerte diese Bewerbung anhand folgender Kriterien: (1) Passung zur Stellenausschreibung [hier einfügen], (2) relevante Erfahrung, (3) Wechselmotivation, (4) Gehaltsvorstellung vs. Budget. Gib eine Einschätzung auf einer Skala von 1–10 mit Begründung. Hier ist die Bewerbung: [Text einfügen]

Zeitersparnis: 10–15 Minuten pro Bewerbung. Bei 50 Bewerbungen sind das 8+ Stunden.

5. Kundenfeedback zusammenfassen und Trends erkennen

Prompt-Beispiel:

Hier sind 30 Kundenbewertungen aus den letzten 3 Monaten. Analysiere: (1) Top-3-Lob-Themen, (2) Top-3-Beschwerde-Themen, (3) Trends im Vergleich zum Vorquartal [optional], (4) konkrete Handlungsempfehlungen. Bewertungen: [Text einfügen]

Zeitersparnis: Eine Analyse, für die sonst ein halber Tag draufgeht, in 20 Minuten.

6. Interne Kommunikation: Townhall-Reden und Rundmails

Prompt-Beispiel:

Schreibe eine Townhall-Rede (5 Minuten Redezeit) für mich als GF. Anlass: [z. B. Quartalsergebnis, neue Strategie, Restrukturierung]. Tonalität: ehrlich, motivierend, nicht beschönigend. Kernbotschaften: [2–3 Punkte]. Das Team hat Sorgen wegen [X] – geh darauf ein.

Zeitersparnis: 1–2 Stunden pro Rede. Und ein besseres Ergebnis, weil du dich auf den Inhalt konzentrierst statt auf die Formulierung.

7. Finanzielle Szenarien durchspielen

Prompt-Beispiel:

Erstelle drei Szenarien für unser nächstes Geschäftsjahr: Best Case, Base Case, Worst Case. Aktuelle Zahlen: Umsatz [X], Kosten [Y], Team [Z Personen]. Variablen: Umsatzwachstum [Spanne], Personalkostenanstieg [Spanne], geplante Investition [Betrag]. Zeige für jedes Szenario: Umsatz, EBIT, Cash-Flow, Break-Even-Punkt.

Zeitersparnis: Szenarien, die sonst Stunden in Excel kosten, als strukturierter Ausgangspunkt in Minuten.

8. Meeting-Vorbereitung und Protokolle

Prompt-Beispiel:

Ich habe morgen ein Meeting mit [Kontext: Investor, Kunde, Lieferant]. Thema: [X]. Erstelle: (1) Agenda-Vorschlag (30 Min), (2) 5 Fragen, die ich stellen sollte, (3) mögliche Einwände und wie ich darauf reagiere, (4) ideales Ergebnis des Meetings.

Zeitersparnis: 30–45 Minuten pro Meeting-Vorbereitung. Plus: Du gehst besser vorbereitet rein.

9. Stellenausschreibungen optimieren

Prompt-Beispiel:

Optimiere diese Stellenausschreibung: [Text einfügen]. Mach sie: (1) ansprechender für die Zielgruppe [z. B. Senior-Entwickler, Vertriebsleiter], (2) konkreter bei den Aufgaben, (3) ehrlicher bei den Anforderungen (was ist wirklich Muss, was ist Nice-to-have?), (4) SEO-optimiert für Jobbörsen. Unser Unternehmen: [kurze Beschreibung, Kultur, Benefits].

Zeitersparnis: 45–60 Minuten pro Ausschreibung. Und bessere Bewerbungen, weil die Anzeige präziser ist.

10. Strategiepapiere und Entscheidungsvorlagen erstellen

Prompt-Beispiel:

Erstelle eine Entscheidungsvorlage für den Beirat. Thema: [z. B. Einführung eines neuen CRM-Systems]. Struktur: Ausgangslage (IST), Ziel (SOLL), 3 Optionen mit Vor-/Nachteilen und Kosten, Empfehlung mit Begründung, Risiken und Mitigationsmaßnahmen, nächste Schritte und Timeline. Budget: [Rahmen].

Zeitersparnis: 2–4 Stunden pro Vorlage. Du lieferst die Fakten, KI liefert die Struktur.

Welches Tool für was: Vergleichstabelle

Nicht jedes KI-Tool ist für alles gleich gut. Hier eine pragmatische Einordnung:

Kurz: Claude ist stark bei langen Dokumenten und Analysen. Copilot gewinnt bei Office-Integration. ChatGPT ist der Allrounder. Gemini ist stark bei Recherche.

DSGVO: Was du als Geschäftsführer beachten musst

Bevor du Firmendaten in KI-Tools eingibst, kläre diese drei Punkte:

1. Welche Daten dürfen rein?

• Unbedenklich: Öffentlich verfügbare Informationen, allgemeine Geschäftstexte, anonymisierte Daten
• Vorsicht: Interne Strategiedokumente, Finanzdaten, Kundenlisten
• Tabu: Personenbezogene Daten (Namen + Kontaktdaten), Gesundheitsdaten, Vertragsdetails mit Kundennamen

2. Welches Tool für sensible Daten?

Für sensible Unternehmensdaten brauchst du Tools mit EU-Datenverarbeitung und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV):

• Microsoft Copilot (Enterprise): Daten bleiben in deinem M365-Tenant
• Claude (API/Enterprise): EU-Hosting verfügbar
• ChatGPT Enterprise/Team: AVV abschließbar, Daten werden nicht fürs Training genutzt

Die kostenlose ChatGPT-Version ist für Firmendaten nicht geeignet.

3. Interne Richtlinie erstellen

Definiere für dein Unternehmen: - Welche Tools sind erlaubt? - Welche Daten dürfen eingegeben werden? - Wer ist verantwortlich?

Mehr dazu in unserem Artikel zur DSGVO-konformen Software.

Von der persönlichen Nutzung zum Unternehmenswerkzeug

Die 10 Anwendungen oben sind dein persönlicher Einstieg. Aber der echte Hebel entsteht, wenn KI vom GF-Tool zum Unternehmenswerkzeug wird:

1. Persönliche Nutzung (jetzt): Du sparst 5–10 Stunden pro Woche
2. Team-Nutzung (in 4 Wochen): Dein Führungsteam nutzt KI-Assistenten für wiederkehrende Aufgaben
3. Prozess-Integration (in 3 Monaten): KI ist in eure Systeme integriert und automatisiert Workflows

Für den Weg von Schritt 1 zu Schritt 3 gibt es einen konkreten 90-Tage-Plan.

FAQ

Sind die Ergebnisse von ChatGPT zuverlässig genug für Geschäftsentscheidungen?

KI-Assistenten sind Werkzeuge, keine Berater. Sie liefern Entwürfe, Strukturen und Analysen – die finale Entscheidung triffst du. Bei Verträgen, Finanzen und Strategie gilt: KI als erster Entwurf, menschliche Prüfung als letzter Schritt.

Was kostet das?

ChatGPT Plus: 20 €/Monat. Claude Pro: 20 €/Monat. Copilot for Microsoft 365: 30 €/Nutzer/Monat. Für einen Geschäftsführer ist ein einzelnes Abo der schnellste Einstieg.

Können meine Mitarbeiter meine Prompts und Ergebnisse sehen?

Bei persönlichen Accounts: Nein. Bei Team/Enterprise-Accounts: Kommt auf die Einstellungen an. Kläre das vor der Einführung.

Fazit: KI-Kompetenz ist Chefsache

Als Geschäftsführer musst du kein Prompt Engineer werden. Aber du solltest wissen, was KI für dich tun kann – und es aktiv nutzen. Die 10 Anwendungen oben sind dein Einstieg. Jede einzelne spart dir mindestens 30 Minuten pro Woche. Zusammen sind das 5–10 Stunden, die du für strategische Arbeit zurückgewinnst.

Wenn du tiefer einsteigen willst: In unserem KI-Workshop für Geschäftsführer lernst du in einem Tag, wie du KI nicht nur persönlich, sondern strategisch für dein Unternehmen nutzt.

Du willst wissen, welche KI-Anwendungen in deiner Branche den größten Hebel haben? Lass uns in einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch darüber sprechen.