Alte Software ablösen: Wie du Legacy-Systeme modernisierst, ohne den Betrieb lahmzulegen

Irgendwann hat jemand in deinem Unternehmen eine Access-Datenbank gebaut. Oder ein kleines Tool in VBA. Oder ein ERP-Modul angepasst, das seitdem nie wieder angefasst wurde. Es funktioniert. Irgendwie. Und genau das ist das Problem.

Denn “es funktioniert” heißt auch:

• Niemand traut sich, etwas zu ändern
• Nur eine Person versteht, wie es aufgebaut ist
• Es läuft auf einem Rechner, der nicht ausfallen darf
• Es lässt sich nicht mit modernen Systemen verbinden
• Es ist ein Sicherheitsrisiko, das wächst

Warum Legacy-Software so lange überlebt

Legacy-Systeme sterben nicht an einem Tag. Sie werden einfach nie ersetzt, weil:

1. “Es läuft doch” – Solange nichts kaputt geht, gibt es keinen Handlungsdruck
2. Angst vor Datenverlust – 10 Jahre Geschäftsdaten in einem System, das niemand versteht
3. Kein klarer Verantwortlicher – IT ist nicht zuständig, die Fachabteilung kann es nicht
4. Unterschätzter Aufwand – “Das ist bestimmt ein Riesenprojekt”

Das Ergebnis: Die Software wird jedes Jahr riskanter, aber niemand macht den ersten Schritt.

5 Warnsignale, dass dein System abgelöst werden muss

1. Es läuft nur auf einem bestimmten Rechner

Wenn dein Geschäftsprozess davon abhängt, dass ein bestimmter PC im Büro eingeschaltet ist, hast du kein System – du hast eine Zeitbombe. Festplatte defekt = Prozess steht.

2. Niemand kann es weiterentwickeln

Der Entwickler ist in Rente, die Programmiersprache veraltet (VB6, Delphi, FoxPro), oder der Code ist so gewachsen, dass selbst Profis Stunden brauchen, um eine kleine Änderung zu machen. Wartungskosten steigen, Innovationsgeschwindigkeit sinkt auf null.

3. Neue Mitarbeiter brauchen Wochen Einarbeitung

Wenn die Einarbeitung in eure Software länger dauert als die Einarbeitung in den eigentlichen Job, ist das ein klares Signal. Moderne Web-Apps sind intuitiv – Legacy-Systeme selten.

4. Es gibt keine Schnittstellen

Euer CRM kennt die Daten aus dem Altsystem nicht. Berichte müssen manuell zusammengestellt werden. Das System ist eine Insel, und jede Verbindung zur Außenwelt läuft über Excel-Export. (Wie du Inselsysteme verbindest, zeigen wir in API-Schnittstellen: Inselsysteme verbinden.)

5. Sicherheitsupdates sind nicht möglich

Alte Betriebssysteme, nicht gepatchte Frameworks, unverschlüsselte Datenbanken. DSGVO-Compliance ist mit einem Legacy-System kaum nachweisbar.

Der größte Fehler: Alles auf einmal ersetzen

Viele Unternehmen denken bei Legacy-Ablösung an ein 12-Monats-Projekt mit Pflichtenheft, Lastenheft und Big-Bang-Migration. Das scheitert in den meisten Fällen. Warum?

• Der Scope wächst, weil “wir können ja gleich auch noch…”
• Die Anforderungen ändern sich während der Entwicklung
• Das Team muss 12 Monate parallel mit zwei Systemen arbeiten
• Am Stichtag funktioniert etwas nicht, und alle sind frustriert

Der bessere Weg: Schrittweise ablösen

Phase 1: Den kritischsten Prozess identifizieren

Nicht alles auf einmal. Welcher Teil des Altsystems verursacht die meisten Probleme? Das ist euer Startpunkt. Typische Kandidaten:

• Die Auftragsverwaltung, die nur eine Person bedienen kann
• Das Reporting, das jede Woche 3 Stunden manuelle Arbeit kostet
• Die Kundendatenbank, die nicht DSGVO-konform ist

Phase 2: MVP bauen, parallel betreiben

Baut eine neue Web-App, die genau diesen einen Prozess abbildet. Nicht mehr, nicht weniger. Die alte Software läuft weiter – für alles andere. So hat euer Team Zeit, sich an das neue System zu gewöhnen, ohne dass der Betrieb stillsteht.

Phase 3: Daten migrieren

Der heikelste Schritt – und der, vor dem die meisten Angst haben. Aber mit einem klaren Plan ist Datenmigration beherrschbar:

• Daten analysieren: Was habt ihr? Was davon ist noch relevant?
• Mapping erstellen: Welches Feld im Altsystem entspricht welchem Feld im Neuen?
• Testmigration: Erst mit einem Teilbestand testen, prüfen, korrigieren
• Finale Migration: An einem Wochenende oder über Nacht, mit Fallback-Plan

Es gehen keine Daten verloren. Aber nicht alle Daten müssen 1:1 übernommen werden. Oft ist die Migration eine gute Gelegenheit, Altlasten aufzuräumen.

Phase 4: Nächsten Prozess ablösen

Wenn der erste Prozess stabil läuft, kommt der nächste dran. Stück für Stück wird das Altsystem kleiner – bis es irgendwann abgeschaltet werden kann.

Was eine moderne Web-App anders macht

FAQ

Wie lange dauert eine Legacy-Ablösung?

Der erste Prozess (MVP) steht in 4–8 Wochen. Die vollständige Ablösung eines komplexen Altsystems dauert 3–12 Monate – je nach Umfang und Anzahl der Prozesse. Aber: Der erste Nutzen entsteht nach wenigen Wochen, nicht Monaten.

Was kostet das?

Ein MVP startet ab 5.000 €. Die Datenmigration ist oft im Projektumfang enthalten. Komplexere Ablösungen mit mehreren Modulen liegen im Bereich von 15.000–50.000 €. Im Vergleich: Die Kosten eines System-Ausfalls oder einer DSGVO-Strafe sind um ein Vielfaches höher.

Kann ich mein Altsystem noch eine Weile parallel laufen lassen?

Ja – und das ist sogar empfohlen. Die parallele Phase gibt deinem Team Sicherheit und dir die Möglichkeit, alles zu prüfen, bevor das Altsystem abgeschaltet wird.

Was passiert mit dem Altsystem nach der Migration?

Idealerweise wird es abgeschaltet. Sichert die Datenbank als Backup, dokumentiert die Abschaltung und entfernt das System. Je länger ein Altsystem ohne Wartung weiterläuft, desto größer das Sicherheitsrisiko.

Fazit: Der beste Zeitpunkt ist jetzt

Legacy-Software wird nicht besser. Sie wird riskanter, teurer zu warten und schwerer abzulösen, je länger du wartest. Der schrittweise Ansatz nimmt die Angst: Du ersetzt nicht alles auf einmal, sondern fängst mit dem größten Schmerzpunkt an.

Bei bayram.solutions haben wir Legacy-Ablösungen für Access-Datenbanken, Excel-basierte Systeme und veraltete Branchenlösungen umgesetzt – immer schrittweise, immer mit parallelem Betrieb, immer ohne Datenverlust.

Dein Unternehmen läuft auf Software, die niemand mehr warten kann? Lass uns in einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch deinen konkreten Fall durchgehen. Lies auch, warum Excel kein ERP ist und wie du den richtigen Entwicklungspartner für die Modernisierung findest.