KI-Telefonassistent für Gastronomie und Hotels: Reservierungen und Anfragen automatisieren

Freitagabend, 18:30 Uhr. Die Küche läuft auf Hochtouren, der Service ist am Limit, drei Tische wollen gleichzeitig bestellen. Und das Telefon klingelt. Wieder. Zum zehnten Mal in der letzten Stunde.

Niemand geht ran. Der Anrufer wollte für Samstagabend reservieren – 8 Personen, Geburtstagsfeier. Jetzt ruft er das Restaurant um die Ecke an.

Das passiert jeden Abend in tausenden Restaurants und Hotels in Deutschland. Die Ironie: In den Stoßzeiten, wenn die meisten Reservierungen reinkommen, ist am wenigsten Zeit fürs Telefon.

Das Telefon-Dilemma in der Gastronomie

Restaurants

• 70 % der Reservierungen kommen immer noch per Telefon (nicht online)
• Peak-Zeiten: 11–13 Uhr (Mittagstisch) und 17–20 Uhr (Abendreservierungen)
• Genau dann, wenn das Team am meisten zu tun hat
• Jede verpasste Reservierung = 50–200 € Umsatzverlust (Ø-Tischumsatz)

Hotels

• Direktbuchungen per Telefon haben höhere Margen als Booking.com & Co.
• Gäste rufen an mit: Buchungsanfragen, Sonderwünschen, Check-in-Fragen, Beschwerden
• Rezeption ist nachts dünn besetzt – genau dann buchen internationale Gäste
• Jede verlorene Direktbuchung = 15–20 % Provision an Buchungsportale

Was ein KI-Telefonassistent in der Gastronomie übernimmt

Reservierungen annehmen

Der Assistent nimmt den Anruf an und fragt:

• Wann? Datum und Uhrzeit
• Wie viele Personen?
• Besondere Wünsche? Allergien, Kinderstühle, Terrasse, Geburtstag
• Name und Telefonnummer für die Bestätigung

Dann prüft er die Verfügbarkeit, bucht den Tisch und schickt eine SMS-Bestätigung. In 90 Sekunden, ohne Wartezeit.

Speisekarten-Auskünfte

“Haben Sie vegane Optionen?”, “Ist das glutenfrei?”, “Was kostet das Mittagsmenü?” – Fragen, die jeden Tag kommen. Der Assistent kennt die Karte und gibt sofort Auskunft.

Öffnungszeiten und Anfahrt

Klingt banal, aber diese Anrufe fressen in Summe Stunden pro Woche. Der Assistent beantwortet sie in Sekunden.

Veranstaltungsanfragen

Firmenfeiern, Hochzeiten, Geburtstage – der Assistent erfasst:

• Art der Veranstaltung
• Personenzahl
• Gewünschtes Datum
• Budget (grob)
• Kontaktdaten

Die qualifizierte Anfrage landet beim Eventmanager oder Inhaber – fertig vorbereitet.

Abholbestellungen (Take-away)

Der Assistent nimmt die Bestellung auf, bestätigt die Abholzeit und informiert die Küche. Besonders wertvoll für Restaurants mit Mittagsgeschäft.

Was der KI-Assistent im Hotel übernimmt

Buchungsanfragen

• Verfügbarkeit prüfen
• Zimmertypen und Preise nennen
• Direkt buchen (ohne Booking.com-Provision)
• Bestätigung per SMS/E-Mail

Gästeinformationen

• Check-in-/Check-out-Zeiten
• Parkmöglichkeiten
• Frühstückszeiten
• WLAN-Zugangsdaten
• Anfahrtsbeschreibung

Sonderwünsche entgegennehmen

“Wir brauchen ein Babybett”, “Gibt es Late Check-out?”, “Können wir früher einchecken?” – Der Assistent erfasst den Wunsch und leitet ihn an die Rezeption weiter.

Beschwerden filtern

Bei aktiven Gästen mit Problemen wird sofort an die Rezeption weitergeleitet. Bei ehemaligen Gästen wird die Beschwerde strukturiert erfasst.

Rechenbeispiel: Restaurant mit 60 Sitzplätzen

Ohne KI-Telefonassistent: - 30 Anrufe pro Abend (Stoßzeit 17–20 Uhr) - 40 % verpasst = 12 verpasste Anrufe - 60 % davon wollten reservieren = 7 verpasste Reservierungen - Ø Umsatz pro Tisch: 120 € - Verpasster Umsatz: 840 € pro Abend, ~18.000 €/Monat

Mit KI-Telefonassistent: - 0 verpasste Anrufe - Alle Reservierungen werden angenommen - No-Show-Rate sinkt durch SMS-Erinnerung von 15 % auf 5 % - Mehrumsatz: 10.000–15.000 €/Monat - Kosten: 200–400 €/Monat

Rechenbeispiel: Hotel mit 40 Zimmern

Ohne KI: - 20 % der telefonischen Buchungsanfragen gehen verloren (Rezeption besetzt) - Diese Gäste buchen über Booking.com (15 % Provision) oder beim Wettbewerber - Bei 50 telefonischen Anfragen/Woche = 10 verlorene Direktbuchungen - Ø Buchungswert: 200 €, Provision: 30 € - Verlorene Marge: 300 €/Woche + verlorene Buchungen

Mit KI: - 100 % der Anfragen werden angenommen - Mehr Direktbuchungen, weniger Provisionen - Ersparnis: 1.200–2.000 €/Monat an Provisionen allein

Integration in Gastro- und Hotelsoftware

Warum Standard-Reservierungstools nicht reichen

“Wir haben doch OpenTable/resmio.” – Ja, für Online-Reservierungen. Aber:

• 70 % reservieren telefonisch – besonders ältere Gäste und Gruppen
• Online-Tools können keine Sonderwünsche klären (Allergien, Anlass, Sitzpräferenz)
• Veranstaltungsanfragen kann kein Buchungstool bearbeiten
• Telefonische Erreichbarkeit ist ein Qualitätsmerkmal – besonders in der gehobenen Gastronomie

Der KI-Telefonassistent ersetzt nicht dein Buchungstool – er ergänzt es um den Kanal, den 70 % deiner Gäste nutzen.

So sieht das in der Praxis aus

Mit Agentino richten wir den Telefonassistenten speziell für Gastronomie und Hotellerie ein:

• Speisekarte und Zimmertypen als Wissensdatenbank hinterlegt
• Reservierungslogik mit Tischgröße, Zeitfenster und Sonderwünschen
• Mehrsprachig – für internationale Gäste in Englisch, Französisch oder anderen Sprachen
• Stoßzeiten-optimiert – der Assistent übernimmt in den Peak-Zeiten, tagsüber kannst du selbst rangehen
• SMS-Erinnerungen – 24 Stunden vor der Reservierung, reduziert No-Shows

Die Erfahrung aus der Entwicklung von KI-Chatbots und WhatsApp-Bots für verschiedene Branchen fließt direkt in die Gesprächsqualität ein.

FAQ

Funktioniert der Assistent auch in lauter Umgebung?

Die Spracherkennung ist robust gegenüber Hintergrundgeräuschen. Der Anrufer sitzt ja nicht in deiner Küche – er ruft von zu Hause oder vom Büro an.

Kann der Assistent mehrere Anrufe gleichzeitig annehmen?

Ja – unbegrenzt. Freitagabend um 19 Uhr, wenn 5 Anrufe gleichzeitig kommen: Alle werden in 2 Sekunden angenommen. Das kann kein Mensch.

Was ist mit internationalen Gästen?

Der Assistent kann mehrsprachig konfiguriert werden. Die häufigsten Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch. Die Sprache wird automatisch erkannt.

Können Stammgäste erkannt werden?

Über die Telefonnummer kann der Assistent Stammgäste identifizieren und personalisiert ansprechen: “Guten Abend, Herr Meier, schön dass Sie wieder reservieren möchten. Darf es wieder Ihr Stammtisch sein?”

Fazit: Kein verpasster Gast, kein verlorener Umsatz

In der Gastronomie und Hotellerie entscheidet Erreichbarkeit über Umsatz. Wenn du in der Stoßzeit nicht ans Telefon gehst, geht dein Umsatz woanders hin. Ein KI-Telefonassistent sorgt dafür, dass jede Reservierung angenommen wird – auch wenn die Küche brennt.

Du willst wissen, wie ein KI-Telefonassistent in deinem Restaurant oder Hotel klingt? Buche eine kostenlose 30-Minuten-Demo – wir zeigen es dir live. Lies auch, was verpasste Anrufe wirklich kosten und wie du KI-Automatisierung schrittweise einführst.