KI-Telefonassistent einrichten: Von der Idee bis zum ersten Anruf in 3 Wochen

Du hast dich entschieden: Ein KI-Telefonassistent soll deine Anrufe übernehmen. Aber wie geht das eigentlich? Was musst du vorbereiten? Wie lange dauert es? Und was kann schiefgehen?

In diesem Leitfaden zeigen wir dir den kompletten Prozess – von der ersten Idee bis zum Moment, in dem dein Assistent den ersten echten Anruf entgegennimmt.

Bevor du anfängst: 3 Fragen, die alles klären

Frage 1: Welche Anrufe soll der Assistent übernehmen?

Nicht alle Anrufe. Definiere klar:

• Übernimmt komplett: Terminbuchungen, Standardauskünfte, einfache Anfragen
• Übernimmt teilweise: Erstqualifizierung, dann Weiterleitung
• Übernimmt nicht: Notfälle, bestehende Kunden mit komplexen Anliegen, Beschwerden

Faustregel: Starte mit den 3 häufigsten Anruftypen. Das deckt oft 60–80 % des Volumens ab.

Frage 2: Was soll nach dem Anruf passieren?

Der Anruf ist nur der Anfang. Was danach passiert, ist genauso wichtig:

• Soll der Assistent einen Termin im Kalender buchen?
• Soll er einen Lead in deinem CRM anlegen?
• Soll er dir eine SMS, E-Mail oder Push-Nachricht schicken?
• Soll der Kunde eine Bestätigung bekommen?

Frage 3: Welche Systeme nutzt du schon?

Liste deine bestehenden Tools auf:

• Kalender (Google Calendar, Outlook, Cal.com?)
• CRM (HubSpot, Pipedrive, onOffice, eigenes System?)
• Kommunikation (WhatsApp Business, SMS-Provider?)
• Branchensoftware (Praxissoftware, ERP, Handwerker-Tool?)

Je mehr Integrationen, desto nahtloser die Erfahrung – aber auch desto mehr Setup-Aufwand.

Phase 1: Gesprächslogik definieren (Tag 1–3)

Das ist der wichtigste Schritt. Hier entscheidet sich, ob dein Assistent gut oder schlecht wird.

Was ist eine Gesprächslogik?

Ein strukturierter Ablauf, der definiert:

1. Begrüßung – Wie meldet sich der Assistent? (“Guten Tag, hier ist [Firmenname], wie kann ich Ihnen helfen?”)
2. Anliegen erkennen – Was will der Anrufer? (Termin, Information, Beschwerde, Notfall)
3. Qualifizierung – Welche Informationen werden gebraucht?
4. Aktion – Was passiert? (Termin buchen, weiterleiten, Information geben)
5. Abschluss – Wie verabschiedet sich der Assistent?
6. Eskalation – Wann wird an einen Menschen übergeben?

Beispiel: Gesprächslogik für einen Handwerksbetrieb

Begrüßung: "Guten Tag, Firma Müller Sanitär, wie kann ich Ihnen helfen?"

→ Anrufer beschreibt Anliegen

→ Assistent erkennt: Neuer Auftrag
   Fragen:
   - "Um welche Art von Arbeit geht es?" (Heizung, Sanitär, Bad)
   - "Wie dringend ist es?" (Notfall / diese Woche / nächste Wochen)
   - "In welcher Region sind Sie?"
   - "Wann passt Ihnen ein Termin?"

   → Wenn Notfall: Sofort an Handynummer weiterleiten
   → Wenn normal: Termin buchen, SMS-Bestätigung senden

→ Assistent erkennt: Bestandskunde mit Frage
   → "Ich verbinde Sie gerne. Kann ich Ihren Namen und Ihr Anliegen
      aufnehmen, damit wir vorbereitet sind?"
   → Zusammenfassung an zuständigen Mitarbeiter senden

→ Assistent erkennt: Standardfrage
   → Öffnungszeiten, Leistungsspektrum, Anfahrt aus Wissensdatenbank

Checkliste für die Gesprächslogik

• [ ] Begrüßungstext definiert
• [ ] Top 5 Anrufgründe identifiziert
• [ ] Qualifizierungsfragen für jeden Anrufgrund
• [ ] Eskalationsregeln festgelegt (wann Weiterleitung?)
• [ ] Notfall-Erkennung konfiguriert
• [ ] Abschlusstexte und SMS-Vorlagen

Phase 2: Training und Konfiguration (Tag 4–10)

Wissensdatenbank aufbauen

Der Assistent muss dein Business kennen. Dafür braucht er:

• Leistungsangebot – Was bietest du an? Was nicht?
• FAQ – Die 20 häufigsten Fragen und Antworten
• Preisrahmen – Was kann er nennen? (Richtpreise, keine verbindlichen Angebote)
• Regionen – Wo arbeitest du? Welche PLZ-Gebiete?
• Team – Wer ist zuständig für was?

Je mehr der Assistent weiß, desto besser werden die Gespräche. Aber starte nicht mit allem auf einmal – die ersten 20 FAQ decken 80 % der Fragen ab.

Stimme und Tonalität

• Formell oder locker? (Arztpraxis vs. Handwerker)
• Sie oder Du?
• Sprechgeschwindigkeit – anpassbar
• Stimme – männlich, weiblich, Akzent

Integrationen einrichten

In dieser Phase werden die technischen Anbindungen konfiguriert:

1. Kalender-Sync – Freie Zeitfenster abfragen, Termine buchen
2. CRM-Anbindung – Leads automatisch anlegen
3. SMS-Gateway – Bestätigungen an Kunden senden
4. E-Mail-Notifications – Zusammenfassungen an dich senden
5. Weiterleitungslogik – Rufnummern für Eskalation

Phase 3: Testphase (Tag 11–17)

Interne Tests (Tag 11–13)

Du und dein Team rufen den Assistenten an und testen verschiedene Szenarien:

• Standardanfrage (Termin buchen)
• Komplexe Anfrage (mehrere Anliegen)
• Notfall (Rohrbruch, akute Schmerzen)
• Unklare Anfrage (“Ich weiß nicht genau, was ich brauche”)
• Dialekt und schlechte Verbindung

Dokumentiere alles: Was hat gut funktioniert? Wo hat der Assistent falsch reagiert? Was fehlte?

Parallelbetrieb (Tag 14–17)

Der Assistent nimmt echte Anrufe entgegen, aber nur als Backup:

• Wenn du nicht rangehst, übernimmt der Assistent
• Du bekommst jede Zusammenfassung und prüfst die Qualität
• Bei Fehlern wird sofort nachgebessert

Typische Probleme in der Testphase

Phase 4: Go-Live (Tag 18–21)

Umstellung

Je nach Setup gibt es verschiedene Go-Live-Modelle:

1. Vollständige Übernahme: Der Assistent nimmt alle Anrufe an
2. Overflow: Der Assistent übernimmt nur, wenn du nicht rangehst (nach 3× Klingeln)
3. Zeitbasiert: Tagsüber du, abends und am Wochenende der Assistent

Empfehlung: Starte mit Overflow. So behältst du die Kontrolle und gewöhnst dich und deine Kunden an den Assistenten.

Kunden informieren (optional)

Du kannst deine Kunden aktiv informieren: “Wir haben einen neuen Service eingeführt – ab sofort sind wir 24/7 erreichbar.” Das wird in der Regel positiv aufgenommen.

Phase 5: Optimierung (laufend)

Ein KI-Telefonassistent wird mit der Zeit besser. Nach dem Go-Live:

• Wöchentliches Review: Gesprächszusammenfassungen durchgehen, Fehlermuster erkennen
• FAQ erweitern: Neue Fragen, die regelmäßig kommen, in die Wissensdatenbank aufnehmen
• Kennzahlen tracken: Angenommene Anrufe, Qualifizierungsrate, Terminbuchungen, Eskalationen

Was du von deinem Anbieter erwarten solltest

Nicht jeder Anbieter begleitet dich durch den ganzen Prozess. Bei Agentino übernehmen wir:

• Gesprächslogik-Workshop – Wir erarbeiten gemeinsam den optimalen Ablauf
• Komplette Konfiguration – Training, Integrationen, Stimme
• Testphase – Wir testen intern und im Parallelbetrieb gemeinsam mit dir
• Go-Live-Begleitung – Support in der ersten Woche
• Laufende Optimierung – Monatliche Reviews und Anpassungen

Die gesamte Erfahrung aus der Entwicklung von KI-Agenten und RAG-Systemen fließt in die Gesprächsqualität ein – dein Assistent gibt nicht einfach generische Antworten, sondern nutzt dein Firmenwissen intelligent.

Zeitplan auf einen Blick

Gesamtdauer: 3 Wochen vom Kickoff bis zum ersten echten Anruf.

FAQ

Muss ich technisches Wissen mitbringen?

Nein. Du musst nur dein Business kennen – Leistungen, häufige Fragen, Terminlogik. Die technische Umsetzung übernimmt dein Anbieter.

Kann ich den Assistenten später selbst anpassen?

Kleine Anpassungen (Öffnungszeiten, Texte, FAQ) kannst du selbst machen. Größere Änderungen (neue Gesprächslogik, Integrationen) macht dein Anbieter.

Was passiert, wenn etwas schiefgeht nach dem Go-Live?

In den ersten Wochen passiert das – und ist normal. Dafür gibt es die Optimierungsphase. Jedes Gespräch wird zusammengefasst, du kannst Fehler melden und wir passen sofort an.

Fazit: 3 Wochen für die beste Investition deines Jahres

Ein KI-Telefonassistent ist kein Mega-Projekt. In 3 Wochen steht er, und ab Tag 1 verpasst du keinen Anruf mehr. Der schwierigste Teil ist nicht die Technik – es ist die Entscheidung, damit anzufangen.

Du willst wissen, wie der Prozess für dein Unternehmen aussieht? Buche ein kostenloses 30-Minuten-Gespräch – wir zeigen dir den konkreten Fahrplan. Lies auch, was verpasste Anrufe dein Unternehmen kosten und wie du Fördermittel für die Investition nutzen kannst.