KI-gestütztes CRM: Leads automatisch qualifizieren, scoren und konvertieren

Dein CRM hat 5.000 Kontakte. 200 davon sind irgendwo in der Pipeline. Dein Vertriebsteam ruft an, schreibt E-Mails, folgt auf – aber bei welchen Leads lohnt sich der Aufwand wirklich?

Die meisten Unternehmen behandeln alle Leads gleich. Und verschwenden damit 60 % ihrer Vertriebszeit mit Kontakten, die nie kaufen werden.

KI-gestütztes Lead-Scoring ändert das. Es analysiert jeden Lead basierend auf Verhaltensdaten, Firmendaten und Interaktionshistorie und sagt dir: Dieser Lead ist heiß – ruf jetzt an. Dieser ist kalt – lass ihn in der Nurturing-Sequenz.

Was KI im CRM konkret tut

1. Automatisches Lead-Scoring

Statt manueller Bewertung (“Der Geschäftsführer hat zweimal unsere Website besucht, also ist das ein A-Lead”) analysiert die KI hunderte Datenpunkte:

• Verhaltensdaten: Welche Seiten besucht? Wie oft? Welche Downloads?
• Firmendaten: Branche, Größe, Umsatz, Standort
• Interaktionshistorie: E-Mails geöffnet, Links geklickt, Termine wahrgenommen
• Timing: Wann war der letzte Kontakt? Wie schnell reagiert der Lead?

Das Ergebnis: Ein Score von 0–100, der sich in Echtzeit aktualisiert.

2. Intelligente Pipeline-Automatisierung

Ein KI-gestütztes CRM bewegt Deals automatisch durch die Pipeline:

• Lead kommt rein → KI scored und routet an den richtigen Vertriebler
• Lead öffnet Angebot → KI schickt Notification: “Jetzt anrufen!”
• Lead reagiert 7 Tage nicht → KI startet Nurturing-Sequenz
• Lead besucht Pricing-Seite → Deal-Phase wird auf “Entscheidung” aktualisiert
• Lead sagt ab → KI legt Wiedervorlage in 90 Tagen an

3. Automatische CRM-Pflege

Das Killer-Feature für jedes Vertriebsteam: Die KI pflegt das CRM automatisch.

• E-Mail-Zusammenfassungen → werden als Notizen im CRM gespeichert
• Kontaktdaten-Enrichment → fehlende Firmendaten werden automatisch ergänzt
• Duplikate erkennen → “Max Müller” und “M. Mueller GmbH” sind derselbe Kontakt
• Deal-Prognose → KI berechnet Abschlusswahrscheinlichkeit pro Deal

Bei DentVision haben wir ein CRM für Versicherungsmakler gebaut, das genau diese Automatisierung nutzt. Leads aus einem Netzwerk von Zahnarztpraxen werden automatisch erfasst, kategorisiert und dem richtigen Makler zugewiesen – inklusive Provisionsberechnung und KPI-Dashboard.

Praxisbeispiel: DentVision CRM

DentVision ist ein CRM-System für Versicherungsmakler, die mit Zahnarztpraxen zusammenarbeiten:

• Automatische Lead-Erfassung aus dem Praxisnetzwerk
• Lead-Routing basierend auf Region und Spezialisierung
• Provisionsberechnung automatisch bei Abschluss
• KPI-Dashboards für Conversion Rates, Pipeline-Wert und Teamleistung
• Rollenbasierter Zugriff – jeder sieht nur seine Leads

“Wir haben vorher alles in Excel verwaltet. Das neue System hat unsere Abschlussquote in 3 Monaten von 12 % auf 19 % gesteigert – einfach weil wir jetzt wissen, welche Leads heiß sind.”

KI-CRM vs. Standard-CRM

Wichtig: Du musst nicht dein bestehendes CRM ersetzen. KI-Funktionen lassen sich als Add-on auf HubSpot, Salesforce, Pipedrive oder ein Custom-CRM aufsetzen. Mehr dazu, wie sich verschiedene Systeme per API verbinden lassen.

Was kostet ein KI-gestütztes CRM?

Dazu laufende Kosten von 300–2.000 €/Monat für LLM-APIs, Hosting und Wartung.

Rechenbeispiel: Ein Vertriebsteam mit 5 Mitarbeitern, das 100 Leads pro Monat bearbeitet. Wenn KI-Lead-Scoring die Abschlussquote von 10 % auf 15 % steigert (konservativ) und der durchschnittliche Deal 5.000 € wert ist, bedeutet das: 5 zusätzliche Abschlüsse × 5.000 € = 25.000 € Mehrumsatz pro Monat.

So startest du

Schritt 1: Datengrundlage prüfen

KI-Lead-Scoring braucht Daten. Mindestens: Kontaktdaten, Interaktionshistorie (E-Mails, Website-Besuche), und idealerweise Abschluss-/Verlust-Daten der letzten 12 Monate. Je mehr Daten, desto besser das Scoring.

Schritt 2: Ideal Customer Profile definieren

Welche Firmen kaufen bei dir? Welche Merkmale haben deine besten Kunden? Branche, Größe, Budget, Entscheiderrolle – das wird die Grundlage für das Scoring-Modell.

Schritt 3: MVP aufsetzen

Starte mit Lead-Scoring und automatischer CRM-Pflege für einen Vertriebskanal. In 4–6 Wochen hast du ein laufendes System und echte Daten.

Schritt 4: Messen und erweitern

Vergleiche Conversion Rates vor und nach Einführung. Erweitere auf weitere Kanäle, automatische Nurturing-Sequenzen und Deal-Prognosen.

FAQ

Ersetzt KI-Lead-Scoring den Vertriebsinstinkt?

Nein – es ergänzt ihn. Die KI liefert Daten, der Vertriebler bringt Menschenkenntnis und Beziehungsaufbau ein. Zusammen sind sie stärker als jedes für sich allein.

Funktioniert das auch mit wenigen Leads?

Ab ca. 30–50 Leads pro Monat macht KI-Lead-Scoring Sinn. Darunter reicht oft ein einfaches regelbasiertes Scoring im Standard-CRM.

Wie integriert sich das mit unserem E-Mail-Marketing?

Nahtlos. Die KI kann Leads basierend auf Score und Verhalten automatisch in E-Mail-Sequenzen ein- und aussortieren. Hot Leads bekommen einen Anruf, warme Leads eine Nurturing-Mail.

Brauchen wir HubSpot oder Salesforce?

Nein. KI-Lead-Scoring funktioniert mit jedem CRM, das eine API hat – auch mit Custom-Lösungen. Bei unserem Projekt DentVision haben wir ein komplettes Custom-CRM mit KI-Funktionen gebaut.

Fazit

Ein CRM ohne KI ist wie ein Vertriebler ohne Telefon – es funktioniert, aber es lässt massiv Potenzial auf dem Tisch. KI-Lead-Scoring, automatische CRM-Pflege und intelligente Pipeline-Automatisierung machen dein Vertriebsteam messbar effektiver.

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