3 Anzeichen, dass du dringend Prozesse automatisieren solltest (auch wenn du nicht technikaffin bist)

Viele Unternehmen glauben, sie brauchen neue Software. In Wirklichkeit brauchen sie automatisierte Prozesse.

Digitalisierung scheitert nicht an der Technik, sondern daran, dass Arbeitsabläufe weiterhin manuell erledigt werden – nur eben „in einer anderen Software“.

Hier sind drei klare Warnsignale, dass du Zeit und Geld verbrennst.

1. Copy-Paste ist Teil eures Arbeitstages

Wenn Mitarbeiter…

• Daten aus E-Mails in Excel kopieren,
• Informationen manuell in ein anderes System übertragen,
• PDFs ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen,

…ist das kein Prozess. Das ist Zeitverschwendung.

Manuelle Übertragungen haben drei Folgen:

1. Fehler passieren.
2. jeder arbeitet anders.
3. Informationen gehen verloren.

Ein automatisierter Prozess bedeutet:

• Informationen fließen ohne manuelle Arbeit
• jeder Schritt ist nachvollziehbar
• nichts muss zweimal gemacht werden

Beispiel aus einem echten Projekt:

Ein Unternehmen hat täglich 90 Minuten Daten aus einem Tool ins andere kopiert. Nach Automatisierung: 0 Minuten.

2. Wissen existiert „im Kopf“ einzelner Personen

Sätze wie:

„Frag mal Lisa, die weiß wie das geht.“

sind ein Risiko.

Wenn Wissen nicht im System steckt, passiert Folgendes:

• Flaschenhälse entstehen (eine Person, die alles weiß)
• Mitarbeiter können nicht sauber übergeben
• Onboarding neuer Leute dauert ewig

Ein digitalisierter Prozess bedeutet:

• klare Schritte
• klare Verantwortlichkeiten
• keine Abhängigkeit von einzelnen Personen

Das Ziel:

Nicht Menschen steuern Prozesse. Prozesse steuern Menschen.

3. Die Software gibt vor, wie ihr arbeiten müsst

Viele Unternehmen kaufen Tools und hoffen, dass dadurch alles besser wird.

Die Realität:

• das Tool zwingt euch in einen Ablauf
• zusätzliche Tabellen werden zur „Krücke“
• chaotische Ordnerstrukturen entstehen

Wenn ihr euch an die Software anpassen müsst, ist nicht euer Prozess verbessert worden – euer Prozess wurde verbogen.

Automatisierung bedeutet:

• eure Abläufe bestimmen die Software
• nicht umgekehrt

Beispiel:

Ein Kunde musste eine Rechnung erst in Tool A schreiben, dann manuell in Tool B übertragen. Nach Automatisierung erzeugt Tool A automatisch die richtige Rechnung in Tool B.

So entsteht Effizienz nicht durch Software – sondern durch das Zusammenspiel der Systeme.

Fazit

Die typischen Symptome für fehlende Automatisierung sind:

• Copy-Paste
• Wissen in Köpfen statt im System
• Prozesse, die vom Tool diktiert werden

Automation löst genau diese Probleme:

• weniger Fehler
• weniger Zeitverlust
• mehr Klarheit und Kontrolle

Und das Beste: Du musst dafür nicht technikaffin sein.

Du musst nur die Dinge entfernen, die dich jeden Tag bremsen.

Wie wir helfen

Wir bei bayram.solutions automatisieren Abläufe so, dass:

• weniger manuell gemacht werden muss,
• Systeme miteinander sprechen,
• und dein Team Zeit für das Wesentliche bekommt.

Wenn du willst, prüfen wir kostenlos, welcher Prozess bei dir zuerst automatisiert werden sollte.

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